1С:CRM в подборе кадров (recruitment)

Автор: Аина Айкатова, Петр Петрухин  

Рекрутер (специалист по подбору персонала) в настоящее время незаменимый сотрудник в любой компании, т.к. с его помощью происходит наполнение компании новыми кадрами, наверняка вы помните такую фразу “кадры решают все”.

Задача рекрутера — не только помочь бизнесу подобрать сотрудника с заранее объявленными знаниями, навыками, личностными характеристиками, но и еще и выстроить весь цикл подбора. Грамотно выстроенный бизнес-процесс — это результат, который положительно будет влиять как на бизнес компании, так и на имидж компании на рынке труда.

Цикл подбора персонала выглядит следующим образом:

• Выявление потребности в должностной позиции, описание требований, публикация на сайтах по поиску работы

• Просмотр резюме, согласование, телефонное интервью

• Собеседование с директором

• Тестирование

• Принятие решения по кандидату, оформление

• Предоставление доступов к инфраструктуре, адаптация.

В этом цикле, конечно не обойтись без автоматизации процессов, почему?

1. Чтобы не терять кандидатов. Единая база кандидатов позволяет хранить весь путь от соискателя до сотрудника, от начального тестирования до повышения компетенций, от найма до увольнения.

2. Чтобы не терять информацию. Взаимодействия с директором (заказчиком), задачи порученные it отделу, данные сотрудника: ФИО, приоритетное направление, бизнес-регион, контакты, анкеты, тесты, сертификаты повышения квалификации.

3. Чтобы не терять время. Рутинные процессы очень часто занимают огромное количество времени, а в компании, где численность сотрудников до 50 человек и HR выполняет функции рекрутера, автоматизация процесса найма сотрудников, позволяет HR эффективнее работать в направлении адаптации, развитии сотрудников, развития бренда компании.

Воронка кадров

С помощью воронки кадров можно анализировать количество кандидатов на каждом этапе цикла подбора:

1. Отобран отклик (кандидаты отобранные рекрутером)

2. Приглашен на собеседование (кандидаты прошедшие первичный отсев по формальным требованиям и приглашенные на собеседование)

3. Тестирование (кандидаты успешно прошедшие первое собеседование, выдано техническое задание)

4. Стажировка/испытательный срок (сотрудники на этапе адаптации в компании)

5. Работа/рост квалификации (действующие сотрудники)

6. Увольнение (сотрудники на этапе увольнения.

Рис.1 Цикл подбора сотрудников в 1С:CRM

Хранение контактной информации

Заполнение контактных данных: рекрутер при отклике на вакансию создает и заполняет карточку “Клиента” Рис. 2

• ФИО 

• Тип отношений

• Контактные данные

• Тема

• Канал (откуда пришла информация о кандидате)

Рис. 2 Создание карточки “Клиента”

Заполнение карточки “Клиента”

• Добавляется Бизнес-регион (принадлежность к офису в городе. Офисы МСК и Саратов, но берем и сотрудников в регионах без выделенного офиса)

• Тип отношений, при оформлении сотрудника в штат меняется на “Сотрудник”

• При необходимости, вносятся дополнительные контактные данные

В дальнейшем, чтобы добавить или изменить  контактные данные, проходим по гиперссылке “Изменить”

Рис. 3 Карточка “Клиента”

Взаимодействие с кандидатом/сотрудником

Из карточки клиента 1С:CRM, можно осуществлять

• Звонки, с помощью офисной телефонии через 1С:Рарус интеграция с телефонией (СофтФон). Набор, приём звонков, прослушивание записи разговора (иногда полезно)

• Писать письма

Данные будут храниться в “Ленте событий” как показано на Рис. 4

Рис. 4 

Стандартная настройка почтового ящика, позволит хранить всю переписку по кандидату, отправлять письма по заданным шаблонам.

Планирование взаимодействий

При переходе от стадии к стадии, в ленте событий появляются взаимодействия:

1. Пригласить на собеседование

2. Провести собеседование

3. Провести тестирование 

4. Заключить договор/оформить в штат

5. Предоставить доступы (взаимодействие с IT отделом)

6. Сдать внутренний экзамен

7. Завершить испытательный срок (взаимодействие с ЛПР)

8. При увольнении (закрыть доступы: взаимодействие с IT отделом)

Рис. 5 Взаимодействия

Все взаимодействия попадают в календарь рекрутера, что позволяет не забыть о запланированных встречах и событиях Рис. 6

Рис. 6 Календарь CRM

Календарь 1С:CRM можно синхронизировать с Google календарем, Рис. 7

Рис. 7 Google календарь

Хранение файлов

Анкеты, результаты тестов, сертификаты хранятся в одном месте, как показано на Рис.8

• Чтобы добавить файл нужно, нажать на иконку “скрепка”, далее “добавить файл” (можно добавить ссылку на документ)

• Просмотр файла осуществляется двойным щелчком мыши.

Рис. 8

Завершение взаимодействия

При неудачном завершении взаимодействия,  по кандидату завершаем интерес, указываем причину, для дальнейшей аналитики Рис. 8

Рис. 8 Причины завершения

Аналитика

Провести анализ возможно с помощью  отчета и диаграмм.

С помощью фильтров можно настроить выводимые данные:

• по ответственному сотруднику

• по периоду

• по теме

• по актуальности (все, в работе, не в работе) 

• по статусам из воронки набора и проч.

Наглядное представление возможной аналитики на Рис 9, 10

Рис. 9 Отчет по кандидатам на каждом этапе воронки

Рис. 10 Отчет по причинам завершения

Выводимый отчет может быть смоделирован в зависимости от запроса рекрутера, заказчика.

Резюмируем:

1С:CRM для рекрутера это:

1. Общение с кандидатами в почте через 1С:CRM, возможно настроить шаблоны писем для каждой вакансии и этапа собеседования

2. Звонки через 1С:CRM, не нужно хранить номера кандидатов у себя в телефоне или в записных книжках, не нужно использовать дополнительные гаджеты

3. Хранение истории общения рекрутера и кандидата в одном месте: звонки, письма, файлы, пометки

4. Удобный календарь планирования, запланированные взаимодействия попадают в календарь, всегда можно понимать свою загрузку, оповещения системы всегда напомнят о предстоящем событии

5. Для заказчика: можно посмотреть статусы по вакансиям, каналы привлечения, причины отказов кандидатов, бизнес-регион