Автор: Кулакова Оксана, Клевцова Марина

Автоматизация работы с дебиторской задолженностью с 1С:CRM

В жизни многих компаний приходится сталкиваться с работой с дебиторами. При этом возникает ряд задач:

• нужно быть уверенным в дебиторе

• контролировать весь процесс сделки

• учитывать эффективность работы сотрудников по сделки

• вести претензионные работы с недисциплинированными дебиторами

Для комплексного выполнения вышеперечисленных задач необходимо задействовать сотрудников из разных отделов: коммерческий, юридический, финансовый и тд. Но как же можно устранить проблему коммуникации между ними? Как эффективно организовать совместную работу без больших потерь времени?

Мы тщательно подумали над проблемой и нашли способ ее решить. Наш модуль по работе с дебиторской задолженностью решает следующие вопросы:

• автоматическая рассылка писем клиентам о планируемых и просроченных платежах,

• постановка поручений в системе ответственным сотрудникам по  плановым и просроченным платежам клиентов,

• автоматический запуск процессов по работе с дебиторской задолженностью,

• настройка по ограничению выборки клиентов для рассылки и запуска процессов по отработке дебиторской задолженности по сегментам, организациям и сумме задолженности,

• печать претензии клиенту с автоматическим расчетом пеней по долгу,

• автоматическая привязка писем с сервиса GuardArbitr к Интересу. 

Реализация в системе

Весь функционал находится в одном месте:

Мастер настройки запуска процессов

Через мастер настройки пропишем условия отправки писем о планируемых и просроченных платежах и запуска бизнес-процесса по дебиторской задолженности.

Форма позволяет указать:

1. Вид контактный информации - для настройки получателя письма.

2. Вариант расчета долгов: по партнеру в целом, либо в разрезе договора.

3. Сегменты клиентов - для ограничения списка клиентов по оповещениям.

4. Организации, по которым должен быть запущен процесс.

5. Почту, с которой будут отправляться письма.

6. Ограничить общую сумму задолженности, при достижении которой будут запущены процессы по работе с дебиторской задолженностью.

7. Количество рабочих дней до платежа и какое письмо отправить клиенту. 

8. Аналогичные настройки для просроченных писем. 

9. Запуск Поручений на ответственных сотрудников о платежах

А чтобы узнать суммы долгов заглянем в типовой отчет Ведомость расчетов с клиентами.

Настройка запуска процессов.

Форма позволяет указать:

1. Сегменты клиентов - для ограничения списка клиентов по оповещениям.

2. Организации, по которым должен быть запущен процесс.

3. Вариант расчета долгов: по партнеру в целом, либо в разрезе договора.

4. Сценарий - по нему запускается процесс по взысканию долгов.

5. Ограничение общей суммы задолженности, при достижении которой будут запущены процессы по работе с дебиторской задолженностью.

6. Количество дней просрочки, по истечению которого будет создан Интерес по указанному сценарию на роль исполнителей. 

Еще пару шагов и работать вместо нас будет система, нам остается лишь  настроить расписание, по которому будут выполняться регламентные задания по работе с дебиторской задолженностью (оповещения о платежах, запуск процесса по ручной проработке долга).

Автоматизация процесса

Что же мы имеем на выходе?

Задание Оповещение о платежах позволяет в автоматическом режиме будет отправлять клиентам электронные письма с напоминанием о платеже.

Задание Запуск процессов по работе с дебиторской задолженностью в автоматическом режиме запускает процесс по проработке долга. Если система найдет задолженности у клиентов, соответствующих настройке, то по ним в автоматическом режиме будут созданы Интересы, в которых будет отражена сумма задолженности. 

Создание претензии

Как же нам поступать с недисциплинированными дебиторами? Все просто. Система позволяет сформировать претензию. Нам лишь нужно нажать соответствующую кнопку и вот уже создан документ, в котором содержится основная информация по долгу климента и произведен расчет пеней.

Печатная форма Претензия

Расчет пеней

В Мастере настройки предусмотрена Настройка расчета пеней, где есть возможность указать процентную ставку по периодам, что важно для составления претензии клиенту:

Подписка на guard.arbitr

На сайте guard.arbitr есть возможность оформить подписку на обновление информация по судебному делу. После подписки вы будете получать письмо каждый раз, когда по ним произойдет обновление. 

Для получения и привязки таких писем к Интересам в системе необходимо включить опцию привязки писем. Для этого в мастере настройки запуска процессов нужно переключить соответствующий тумблер, указать учетную запись, на которую была зарегистрирована подписка. Если придет письмо с номером дела, о котором нет информации в Интересах, то на указанную роль придет оповещение.

Если заполнить поле Номер дела в интересе, то после получения писем с Guard Arbitr с таким же номером, они в автоматическом режиме будут подвязываться с данным интересом и отображаться в ленте.

Основные выгоды:

1. отправка различных писем о платежах разным сегментам клиентов и по разным организациям;

2. настройка момента начала подключения человека к разбору с задолженностью клиента;

3. возможность вести разбор задолженности по разным сценариям (например,  в зависимости от сегмента клиента - крупнейшие клиенты);

4. вести и анализировать историю долгов клиентов и ход их разбора с привязкой к судебных делам с guard arbitr.