Автоматизация работы торговых представителей

14 мая 2021 15:00

Каждый день торговые представители едут проверять наличие своего товара на полках. Они смотрят сколько продукции стоит на виду - фейсинг, а сколько позади (сток - на полке), для того чтобы понимать какое количество занимает конкурент, а какое сам производитель.
Наш кейс автоматизации на базе решения 1С:CRM и мобильного приложения 1С

Автор: Курекова Арина, Никишова Елизавета

iCRM: автоматизация работы торговых представителей, типовой модуль для 1С:CRM

Кейс реализации под FMCG

Визиты, маршрут, номенклатуру к проверке назначают сами руководители. Далее в приложении торговый представитель видит данный визит- начинает его, заполняет, завершает и выгружает обратно в систему.

В конечном итоге в базе 1С формируются отчеты для контроля завершенных визита, для анализа, а также для расчета заработной платы.

Раннее заказчик использовал решение не на платформе 1С. В виду того, что интегрировать его в систему сложно, а дорабатывать практически невозможно, было предложено на основе типового решения Мобильное приложение iCRM реализовать модуль работы Торговых представителей, то есть заменить приложение Rapsly на мобильное решение 1С.

Требования к созданию приложения с нуля были следующими:

Доработать справочник “Партнеры” в 1С, сделать возможным закрепление точки за торговым представителям, территорией, и отражать адрес для встреч;
Создание типового маршрута с ручным заполнением для планирования визитов;
Планирование визитов по ассортименту магазина;
Добавление заданий в чек-лист пользователям планирование визита;
Механизм проверки по координатам реально ли завершен визит в рамках настраиваемой погрешности по удаленности от координат магазина;
Отчет для расчета KPI торговых представителей.

Реализация в системе 1С:CRM+1С:ERP

Весь функционал спрятан в одном месте. Здесь и создаются маршруты, и планируются визиты, а также видны результаты.

Планирование начиналось с создания типовых маршрутов, для этого была доработана карточка партнера. Добавлены следующие реквизиты:

Территория;
Торговый представитель;
Основной адрес для встреч.

Если в карточке заполнены данные поля, то основной адрес для встреч проставляется автоматически при записи.

2. Как только у партнера проставлен основной адрес для встреч он попадет в справочник торговых точек и становится доступным к выбору в карточке маршрута.

Пользователь создает маршрут под торгового представителя и наполняет его закрепленными за ним точками либо вручную, либо автоматически заполняет по кнопке подбора все точки, у которого данный пользовать стоит в поле “Торговый представитель”. либо автоматически по территориям.

3.Так как визиты создаются на ассортиментные позиции той или иной торговой точки, то необходимо проставить желаемый минимум стока(представленности) и фейса по каждой номенклатуре определенной точки. Это можно делать как в ручную:

так и с помощью обработки. Она позволяет нам создать план сразу же на несколько позицй номенклатур + на несколько торговых точек.

Механизм обработки очень простой, все зависит от соглашения. Первым делом выбираем его. Далее - можем заполнить номенклатуру из этого же соглашения - просто по кнопке внизу.

По желанию можно проставить галочку в колонках “Топ по фейсингу” и “Топ по представленности”, чтобы отдельно в отчете рассматривать значения номенклатур, входящих в топ.

Далее таким же образом можем подобрать партнеров (сами торговые точки). Можем добавить их вручную, а можем подобрать. Подбираются только те , которые имеют данное соглашение.

После этого - устанавливаем курсор на нужной нам точке и проставляем по нему все значения по номенклатуром, далее переводим на следующую точку и проделываем то же самое. По синей кнопке “Установить показатели” показатели устанавливаются в разделе “плановые показатели визитов”. Только при автоматическом происходит добавление нескольких показателей, а не одно если это делать вручную.

Проставив минимальный план на номенклатуры 1 раз - нам больше не придется к этому возвращаться. Несмотря на то, что на это действительно необходимо потратить какое-то время- делается это 1 раз.

4. Далее создаются визиты торговым представителям.

Создаются они достаточно просто. Необходимо выбрать торгового представителя, выбрать его маршрут и назначить по каким дням ему необходимо заезжать в точки , которые указаны в данном маршруте. Период планирования можно сделать на неделю, а можно на месяц меняется лишь количество дней. На неделю 7 , на месяц 31

Пример планирования:

По кнопке создать визиты - они отражаются и в системе и в мобильном приложении. в системе они хранятся в регистре Визит торгового представителя. Где мы видим - завершен он или нет, а также его значения (уже фактические)

Реализация мобильного приложения

Само приложение довольно простое, поэтому оно не затруднит работу пользователю.

Визиты загружаются из системы и также выгружаются туда по кнопке “Загрузить визиты” и “Выгрузить визиты”.

Для начала работы - нам их нужно загрузить, только тогда появляются все визиты на сегодняшний день. По окончанию работы - необходимо их выгрузить, чтобы они отразились в системе.

Как только визиты загрузились, пользователь заходит в визит, начинает его и проставляет количество стока и фейса. При необходимости добавляет фотографии, проверяет задания на закладке в “Чек листе”.

Редактировать строку можно “свайпом” влево по строке

На закладке “Чек лист” можно отметить необходимые действия по чек-листу и привязать фото

При окончании визита нужно нажать “Завершить визит”

Время прибытия и убытия фиксируются в документе и потом отражаются и в самой системе.

5. Если пользователь находится в Подольске, то он не сможет завершить визит в Москве, если в системе установлен запрет.

Максимальное расстояние от точки измеряется в метрах.

Закончив обход по маршруту нужно выгрузить данные в локальную базу

Анализ работы торговых представителей

После выгрузки визитов из приложения, они появляются в разделе “Результаты визитов торговых представителей” с уже фактическими значениями.

6. Фотографии также сохраняются в отдельном месте, если есть необходимость их сохранить, то не нужно заходить в каждый визит, в системе есть место где их все можно посмотреть, пользуясь отборами по торговому представителю, периоду, торговой точке. Сохраняются фотографии с определенным наименованием- номер визита, его дата и время, это позволяет их сортировать на своем компьютере.

7. Отчеты в системе.

Реализованы следующие отчеты:

Основной, который собирает все визиты торгового представителя по дням. А также отражает время начала визита + его общее время работы (самое раннее, первый визит) и его последний визит (самое позднее время по визитам).

Отчет KPI, для расчета заработной платы торговым представителям.

Установив галочку “Входит в топ”, можно отдельно посмотреть особую номенклатуру, которые руководитель выделяет заранее

Отчет считает фактические значения стока (представленности) и фейса. Для начала сверяют с минимальным порогом (который устанавливает руководитель), если меньше- то факт не считается, если больше - то система считает среднее по всем визитам. В самый последний шаг система сверяет шаги, которые руководитель устанавливает сам.