Интеграция 1С:CRM с OpenOffice для внутреннего согласования документов и совместной работы

Коллеги, хотели поделиться своими наработками в вопросах согласования документов, в компаниях, которые ставят перед собой задачу автоматизации внутренних бизнес-процессов.

В начале нашего сбора первичной информации у клиента мы столкнулись с задачей, сделать прозрачной систему согласования договоров и документов между отделами в едином информационном пространстве.

До внедрения 1С и OnlyOffice согласование договора происходило с использованием электронной почты и документов ms word, что вызывало:

• много ошибок, 
• неудобство при правках документа и их согласовании, 
• путаницы с версиями файлов, 
• отсутствие возможности работы с документом нескольких сотрудников сразу.

В бизнес-процессах нашего клиента один из наиболее проблемных процессов - согласование нового договора или дополнительного соглашения, поскольку он выступает стыкующим интересы отделов: 

• бухгалтерии, 
• планового, 
• юридического,
• производственного. 

 Фрагмент бизнес-процесса

Инструменты согласований документов

Инструментов для реализации задачи согласования документов превеликое множество, начиная от инструмента 1С:ЭДО и заканчивая самым популярным Microsoft OneDrive. Но было небольшое ограничение, использовать можно только решения, которые хранят данные на территории России. Круг выбора сузился, кроме облачных решений остается 1С:ЭДО, но решение требует кастомизации. Решение “МойОфис” по интерфейсу больше похож на OpenOffice чем на MS Office, непривычно работать, тем более что MS Office также используется в качестве рабочего инструмента. 

После коротких поисков наш выбор пал на OnlyOffice, который можно использовать как автономный сервер в локальной сети компании доступный для работы из любого браузера. 

Чтобы открылся проект договора достаточно просто нажать на ссылку в 1С:CRM, которая вызовет открытие браузера по умолчанию и необходимого документа. Загрузку проекта договора в OnlyOffice взял на себя юридический отдел, так же, как и присвоение прав пользователям для выполнения правок в проектах договоров. Изначально мы хотели полностью создавать все OnlyOffice используя программный код 1С, но проанализировав возможности api onlyoffice, пришли к выводам, что оставим механизм распределения ролей встроенным в программу способом, как и загрузку проектов документов?

Пример реализации интеграции

Совместно с клиентом приняли решение о хранении проектов договоров в форме ссылок в 1С:CRM. В разработанном нами интерфейс ленты, специально предусмотрели объект с типом WEB, для хранения ссылок на проекты договоров в OnlyOffice.

Скриншот формы

Все правки, которые вносятся в проект договора, делаются в режиме реального времени, поэтому все отделы могут редактировать документ одновременно, наблюдая и согласовывая правки друг дружки.

Согласование конечной версии проекта договора или соглашения выполняется в 1С:CRM бизнес-процессами.

Скриншот интерфейса OnlyOffice

  В 1С:CRM, по окончанию «Войны правок», юридическим отделом сохраняется согласованный проект договора в формате PDF.

 Внедрение единого пространства для согласования позволило исключить ошибки при работе с версиями документов, сэкономить время на согласование проектов.