Досье клиента: как перестать быть археологом при поиске документов в 1С:CRM

Кейс организации поиска документов о клиенте

Любой менеджер знает: чтобы заключить сделку, нужно не только владеть искусством переговоров, но и стать немного детективом, архивариусом. В рамках наших проектах у бизнеса часто возникает собирать различные документы по партнеру, формируя тем самым его досье. Типовой функционал 1С:CRM позволяет хранить документы в рамках различных объектов : Партнер, Интерес, Задачи бизнес-процесса и т.д.

Казалось бы все на своих местах. Но на практике мы модернизировали поговорку «Ищи ветер в поле», теперь она звучит как  «Ищи устав в присоединенных файлах».

Типовая ситуация: квест «Найди устав за 3 клика».

Давайте представим:

1. Менеджер Марина создал нового клиента и в присоединенные файлы карточки Партнера загрузил учредительные документы. Марина – молодец!

2. Марина создала Интерес и запустила процессы по согласованию сделки.

3. К задачам подключаются коллеги: юрист Петя и бухгалтер Лера. Для принятия решения им требуется посмотреть устав.

И вот здесь начинается самое интересное. Чтобы найти устав пользователь в типовой системе должен пройти квест:

1. Открыть карточку Партнера (хотя он сейчас в Задаче),

2. Перейти на форму Присоединенные файлы,

3. Отыскать нужный документ в списке, который часто выглядит как «Устав_обновленный_финальный_без_ошибок», ориентируясь лишь на название.

 Минусы такого подхода:

1. Лишние клики. Пользователь совершает действия, не относящиеся напрямую к его текущей задаче. Каждый лишний клик – это капля его рабочего энтузиазма.

2. Потеря времени. Поиск документа в общей свалке файлов с загадочными названиями.

3. Вопросы безопасности. Сотрудник получает доступ ко всем файлам партнера, включая те, которые ему не положено (например, сканы паспортов или внутренние отчеты).

Наше решение: когда порядок побеждает хаос.

Для решения этих проблем наша компания реализовала целый блок, который превращает работу с файлами из квеста на выживание в приятную прогулку.

1.      Регламентация и конструктор папок.

Регламентировали состав папок, которые автоматически создаются в Присоединенных файлах карточки Партнера, документа Интерес,  задач бизнес-процесса.

• Как это работает? Администратор или выделенный сотрудник в специальном рабочем месте может настраивать состав и иерархию папок для каждого объекта.

• Что настраивается? 

1. Указывается для какого объекта создается папка.
2. Выстраивается нужная иерархия. Пользователь с правами Администратора (либо выделенный сотрудник) может в пользовательском режиме управлять составом создаваемых папок.

Для этого было реализовано отдельное рабочее место:

2.      Умное прикрепление файлов с указанием вида и дополнительных сведений.

Мы доработали механизм прикрепления файлов, добавив обязательное заполнение Вида файла. Для каждого вида реализована своя настройка:

• Автоматическая сортировка. Файл сам «переползет» в нужную папку. Больше никто не забудет его туда положить.

• Дополнительные реквизиты. При загрузке, например, доверенности, можно сразу указать срок ее действия. Теперь название может быть любым – система будет ориентироваться на метаданные.

• Связи между файлами. Можно указать, что прикрепляемый файл (например, скан доп. соглашения) связан с уже прикрепленным другим файлом (например, скан основного договора).

3.      Единая точка входа: запрос, который собирает все.

Мы реализовали механизм, который при открытии Присоединенных файлов из любого объекта (Партнер, Интерес, Задача бизнес-процесса) одним запросом собирает все документы, относящиеся к данному партнеру, и показывает их в разрезе папок. Теперь юристу Пете не нужно идти в карточку партнера – все документы он видит прямо в своей задаче.

4.      Матрица прав доступа: чтобы все оставались при своем.

Мы реализовали гибкую систему разграничения прав к папкам:

• В карточке пользователя устанавливается роль в рамках его должностных полномочий.

• Администратор в удобном отчете настраивает уровень доступности каждой папки для каждой роли.

Юрист Петя видит только юридические документы, а бухгалтер Лера – только финансовые.

Теперь пользователю не нужно открывать карточку Партнера, чтобы просмотреть нужный документ. Он может легко его найти по Виду файла, увидеть все дополнительные реквизиты, (тот самый срок действия) и быть уверенным, что он не увидит лишнего.

Мы заменили археологические раскопки на эффективный поиск про каталогу.