Интегратор по CRM решениям - АКАМ
+7-495-787-40-08
Пн. – Пт.: с 9:30 до 18:00
Получить консультацию
Москва, Дмитровское шоссе, д. 9, стр. 2, этаж 4, офис 458
О компании
  • Вакансии
  • Сертификаты
  • Новости
  • Реквизиты
Решения
Услуги
Статьи
Клиенты и кейсы
Контакты
    Интегратор по CRM решениям - АКАМ
    О компании
    • Вакансии
    • Сертификаты
    • Новости
    • Реквизиты
    Решения
    Услуги
    Статьи
    Клиенты и кейсы
    Контакты
      Интегратор по CRM решениям - АКАМ
      • О компании
        • Назад
        • О компании
        • Вакансии
        • Сертификаты
        • Новости
        • Реквизиты
      • Решения
      • Услуги
      • Статьи
      • Клиенты и кейсы
      • Контакты
      • Главная
      • Статьи
      • Практика автоматизации тендерного отдела (TRM)

      Практика автоматизации тендерного отдела (TRM)

      16 апреля 2020 10:28
      Практика автоматизации тендерного отдела (TRM)
      Как и когда автоматизировать Тендерный отдел?

      Автор:

      Тишин Сергей 

      Практика автоматизации тендерного отдела (TRM)

      Как автоматизировать Тендерный отдел?

      Мы используем термин Tender Relationship Management - TRM по аналогии с CRM, т.е. это использование передового опыта автоматизации клиентских процессов, только для тендерного отдела компании.

      Данный вопрос встречается часто у наших клиентов и ответ на него мы постараемся дать в этой статье.



      О Тендерном отделе…

      Тендерный отдел обслуживает тендерные сделки. 

      Используя терминологию разделения ролей в компаниях на «охотников» и «пастухов» (охотники находят и завоевывают клиентов, а пастухи - более процессные сотрудники, осуществляющие поддержку отношений и текущее обслуживание клиентов и сделок), сотрудники тендерного отдела в первую очередь именно вторые («пастухи»).

      Они находятся в постоянном тесном взаимодействии с сотрудниками отдела продаж. Их основные задачи:

      1. По полученной от менеджера информации о предстоящем тендере, подготовить все необходимые документы по тендерной заявке в срок согласно регламенту.

      2. Не пропустить даты проведения торгов (аукциона, конкурса, запроса котировок и т.д.) по каждой заявке и, по итогу проведения торгов, сообщить менеджеру о результатах этих торгов.

      3. Подписать договор с заказчиком на электронной площадке, приложив все необходимые документы.

      Процесс, контрольные точки и алгоритм, в целом, одинаков во всех компаниях. Могут отличаться этапы по привлечению менеджеров/юридического отдела/руководства/финансистов для согласования финальных цен, условий договора и условий поставки, но все остальные этапы будут идентичны.

      Исходя из вышеописанного важно знать:

      НЕЛЬЗЯ АВТОМАТИЗИРОВАТЬ ТЕНДЕРНЫЙ ОТДЕЛ БЕЗ АВТОМАТИЗАЦИИ ОТДЕЛА ПРОДАЖ И СМЕЖНЫХ ОТДЕЛОВ, КОТОРЫЕ УЧАСТВУЮТ В ПРОЦЕССЕ ПОДАЧИ ЗАЯВКИ.

      Почему не получится автоматизировать только Тендерный отдел:

      1. Скорость работы сотрудников резко снизится из-за двойной работы: заносить все в базу + предоставлять всем информацию в том виде, в котором привык тот или иной отдел. А это критично (в большинстве случаев) в связи с короткими сроками подачи заявок.

      2. Отсутствие мотивации у сотрудников («Никто не работает, а мы должны?»). 

      3. Информация по тендерам будет вноситься частично и ровно в том объеме, который необходим тендерному отделу. Получится неполная картина по заявкам.

      4. Контроль за отделом отсутствует («А зачем тогда внедряли CRM?»).


      Исходя из причин, мы рекомендуем:

      1. Прорабатывать автоматизацию тендерного отдела вместе с автоматизацией, как минимум, отдела продаж.

      2. Максимально автоматизировать процесс работы тендерного отдела (сократить количество ручных действий ровно до того количества, которое возможно выполнить БЕЗ персонального участия сотрудника тендерного отдела).

      3. Собирать всю информацию по тендерным продажам в единую карточку сделки.

      Процесс взаимодействия между менеджером отдела продаж и тендерным отделом следующий:

      1. Менеджер отдела продаж ведет сделку с клиентом и, когда узнает о желании клиента разыграть тендер, должен собрать данные по датам проведения торгов, примерным стоимостям (желательно к этому моменту иметь согласованное КП) и ключевым данным по тендерам (что за площадка, какие требования и пр.).

      2. После уточнения данных сделка передается в тендерный отдел для подготовки и подачи заявки.

      3. Тендерный отдел ведет заявку до момента ее подачи, участия в торгах, и, в случае выигрыша, подготовки договора и подписания его с Заказчиком.

      4. Дальше есть 2 пути: Тендерный отдел контролирует сделку ЛИБО передает заявку отделу продаж и уже они контролируют выполнение сделки.

      5. В случае первого пути Тендерный отдел ставит задачи подчиненным отделам на закупку товаров и отгрузку товаров (оказанию услуг). 

      Бывает, что тендерный отдел специально нацелен на поиск тендеров на площадках. Тогда, по сути, отдел выполняет работу менеджера отдела продаж по поиску клиентов. Процесс тогда исключает шаг 1, но все остальные шаги остаются.


      Применение рекомендаций на практике TRM в 1С:CRM 3.0

      В рамках успешно реализованного проекта на базе УТ+CRM 3.0 мы создали отдельный процесс для тендерного отдела:



      Часть этапов осталась на ручном контроле, часть этапов автоматизирована.

      Для того, чтобы сделка была единой, мы предложили не создавать подчиненных процессов, а просто передаем Сделку в тендерный отдел.

      Когда менеджер узнает, что клиент будет играть тендер и получает информацию по конкретным датам, менеджер передает Сделку в тендерный отдел и заполняет информацию о тендере (даты подачи заявок, добавляет комментарии и т.п.).

      И далее со сделкой по процессу уже работает сотрудник тендерного отдела. 

      Автоматизировали следующие этапы:

      1. Согласование менеджера (задача на привлечение менеджера ставится автоматически ответственному менеджеру, кто передал Сделку Тендерному отделу).

      2. Согласовать вилку (задача на согласование вилки с менеджером и ответственным ставится автоматически).

      3. Заключение договора / обеспечение (задача ставится автоматически на клиентский отдел, который занимается подготовкой договоров, причем задача клиентскому отделу падает на определенный этап их сценария).

      4. Работы КО (после перемещения Интереса на данный этап автоматически создается подчиненный процесс на клиентский отдел. По итогам работ клиентского отдела – успешно или нет, так же и завершится Сделка тендерного отдела).

      Помимо автоматизации Сценария мы ввели ряд важных напоминаний, а именно:

      • О необходимости внесения гарантийного обеспечения;

      • О возврате гарантийного обеспечения;

      • О возврате обеспечения по заявке.


      Это небольшая автоматизация, но ОЧЕНЬ важная. Если вдуматься, то при большом объеме тендеров в работе компания «замораживает деньги» (за счет внесения обеспечений и гарантий). И возврат этих денег в бизнес как можно скорее является одной из ключевых задач тендерного отдела!!!!

      Для Тендерных отделов, которые сами ищут заявки на площадках, мы рады предложить наш Модуль Торгов: ссылка на модуль.


      Общий итог.


      При автоматизации Тендерного отдела (TRM) важно запомнить 3 правила:

      1. Автоматизируй не только Тендерный отдел, но и смежные отделы

      2. Сокращай количество ручных действий до минимума (ручной труд – это хорошо, НО для себя и никак не в бизнесе, где действует правило «Кто быстрее, тот и выиграл»).

      3. Сделай процесс сквозным и веди единую карточку сделки, чтобы получить аналитику.


      Мудрые мысли.

      Внедряй не спеша и не стремись автоматизировать все и сразу. 

      Автоматизация – как дорога. Дороги надо прокладывать там, где ходят люди.

      Автоматизацию надо делать там, где она действительно даст либо экономию времени, либо принесет дополнительный доход.




      Услуги
      Внедрение
      Внедрение
      Компании покупают дорогие CRM системы для работы, но пользуются лишь их частью. А платят при этом за всю.
      Причина в том, что при внедрении им не настроили все необходимые функции, которые могут понадобиться.
      С нами дело обстоит иначе.

      • Prev
      • Next
      Товары
      • АКАМ: Торги
        АКАМ: Торги
        В наличии
        60000
        Заказать
        Заказать
      Назад к списку Следующая статья
      Это интересно
      • Ускоряем CRM: отложенный вывод информации (3.1.25)
        Ускоряем CRM: отложенный вывод информации (3.1.25)
        13 марта 2023
      • АКАМ:Инвестиционные проекты, новое в релизе 1.0.6
        АКАМ:Инвестиционные проекты, новое в релизе 1.0.6
        10 февраля 2023
      • Эффективный фандрайзинг и работа НКО с решением 1С:CRM
        Эффективный фандрайзинг и работа НКО с решением 1С:CRM
        16 июня 2022
      • Эссе по книге #crm is
        Эссе по книге #crm is
        13 июня 2022
      • 1С:CRM в подборе кадров (recruitment)
        1С:CRM в подборе кадров (recruitment)
        6 июня 2022
      • Astra Linux: Автономная установка кластера серверов 1С
        Astra Linux: Автономная установка кластера серверов 1С
        31 мая 2022
      • Задачи и поручения без использования 1С:CRM
        Задачи и поручения без использования 1С:CRM
        22 апреля 2022
      • Омниканальность: единый АРМ разбора обращений
        Омниканальность: единый АРМ разбора обращений
        13 апреля 2022
      • 20% эффективности в одной "кнопке"
        20% эффективности в одной "кнопке"
        13 декабря 2021
      • Интеграция 1С с веб-сервисом “Система электронных паспортов”
        Интеграция 1С с веб-сервисом “Система электронных паспортов”
        24 сентября 2021
      • Мобильное приложение на базе сайта для 1С:CRM
        Мобильное приложение на базе сайта для 1С:CRM
        24 сентября 2021
      • Развитие модуля АКАМ: Инвестиционные проекты для 1С:CRM
        Развитие модуля АКАМ: Инвестиционные проекты для 1С:CRM
        19 июля 2021
      • Интеграция 1С:CRM с OpenOffice для внутреннего согласования документов и совместной работы
        Интеграция 1С:CRM с OpenOffice для внутреннего согласования документов и совместной работы
        5 июля 2021
      • Автоматизация работы с дебиторской задолженностью с 1С:CRM
        Автоматизация работы с дебиторской задолженностью с 1С:CRM
        31 мая 2021
      • Кейс автоматизация ценообразования и скидок 1С:ERP+1С:CRM
        Кейс автоматизация ценообразования и скидок 1С:ERP+1С:CRM
        27 мая 2021
      • Организация групповой разработки
        Организация групповой разработки
        21 мая 2021
      • Автоматизация работы торговых представителей
        Автоматизация работы торговых представителей
        14 мая 2021
      • Учёт оборудования: кейс рост продаж на базе 1С:CRM
        Учёт оборудования: кейс рост продаж на базе 1С:CRM
        6 мая 2021
      • Внедрение 1С:CRM и решения АКАМ: Модуль ТОРГИ на примере компании сферы энергетики.
        Внедрение 1С:CRM и решения АКАМ: Модуль ТОРГИ на примере компании сферы энергетики.
        30 апреля 2021
      • Кейс автоматизация Call-центра в 1С:CRM (звонки, жалобы, благодарности)
        Кейс автоматизация Call-центра в 1С:CRM (звонки, жалобы, благодарности)
        22 апреля 2021
      Подписывайтесь на новости и акции:
      Компания
      О компании
      Вакансии
      Новости
      Контакты
      Политика конфиденциальности
      Решения
      1С:CRM ПРОФ
      1C:CRM КОРП
      АКАМ: модуль Торги (TRM)
      АКАМ:Инвестиционные проекты
      Услуги
      Обследование
      Внедрение
      Настройка Интеграции с телефонией
      Аудит CRM
      Клиенты
      Наши контакты

      +7-495-787-40-08
      Пн. – Пт.: с 9:30 до 18:00
      Москва, Дмитровское шоссе, д. 9, стр. 2, этаж 4, офис 458
      sale@akam.ru
      © 2023 Интегратор по CRM решениям - АКАМ
      Версия для печати