Оптимизация процесса тестирования продукции с АКАМ:Кабинет партнера

Работая над задачей автоматизации запросов образцов, мы переосмыслили первоначальный подход. Вместо простого инструмента в каталоге мы разработали отдельный сервис в личном кабинете дилера. Это позволило не просто разгрузить менеджеров, но и создать четкий, гибкий процесс, полностью отделенный от основного цикла заказов. Управление образцами стало прозрачным и удобным для всех участников B2B-взаимодействия.

В личном кабинете партнера появился специальный раздел «Образцы». При переходе в него дилер видит полную историю всех своих заявок на тестирование в виде списка. Над списком — кнопка Создания заявки. Такая централизация запросов обеспечивает максимальную прозрачность и порядок, исключая потерю заявок в почте.

Заявки на образцы

При создании новой заявки партнер попадает не в общий каталог, а в специальный каталог «Образцы». Ключевые особенности этого B2B-каталога:

• В нем представлены товары, доступные для запроса в качестве образцов продукции.
• Для каждой позиции указано фиксированное, предустановленное количество (например, 1 шт. или 1 кг), которое нельзя изменить. Это исключает необоснованные запросы и упрощает контроль расхода образцов.
• Цена не отображается, что подчеркивает некоммерческий, тестовый характер запроса и ориентирует дилера на оценку качества, а не стоимости.

Подбор образцов

Партнер выбирает нужные позиции, оформляет заявку, и она сохраняется в системе со статусом «Новая». Автоматическая передача заявки по интеграции с 1С происходит мгновенно, без участия менеджера. Это ускоряет обработку запросов на образцы и исключает ручной ввод данных.

Новая заявка на образцы

После успешного создания документа в 1С заявка на портале автоматически переходит в статус «В работе». На этом этапе включается ключевой инструмент для коммуникации:

• Встроенный чат внутри заявки. Менеджер в 1С и партнер на портале могут обсудить детали: уточнить цели тестирования, сроки отгрузки, необходимость дополнительных материалов или сопутствующих образцов. Вся история переписки хранится в карточке заявки, формируя полный цифровой след согласования.


Встроенный чат внутри заявки

Такой онлайн-чат с менеджером кардинально сокращает объём переписки в email и мессенджерах, повышая качество сервиса.

Менеджер, изучив заявку и при необходимости обсудив детали в чате, принимает решение:

• Статус «Одобрена»: подтверждает готовность предоставить образцы, после чего запускается процесс резервирования и отгрузки.
• Статус «Отклонена»: с указанием причины (например, отсутствие на складе, ограничения по логистике или нецелевое использование).


Статусы работы с заявкой на образцы

Все статусы синхронизируются с порталом в реальном времени, поэтому дилер всегда видит актуальное состояние своей заявки на тестирование.

Это важное техническое отличие, обеспечивающее корректный бухгалтерский и налоговый учёт. После одобрения:

• Менеджер в 1С для списания образцов со склада использует типовой документ «Внутреннее потребление». Это корректно отражает их движение в учёте как расходы на маркетинг или тестирование, а не как продажу.
• После проведения документа менеджер вручную переводит заявку на образцы в статус «Завершена». На портале дилер видит итоговый статус и может при необходимости заказать дополнительные образцы.

Такой подход исключает ошибки при списании образцов и полностью соответствует требованиям российского законодательства.

• Централизация: все запросы на образцы собраны в одном месте, что удобно для дилера и упрощает аналитику по тестированию продукции.
• Контроль и предсказуемость: фиксированное количество исключает путаницу. Четкий жизненный цикл заявки (Новая → В работе → Одобрена/Отклонена → Завершена) делает процесс максимально понятным и измеримым.
• Повышение качества коммуникации: встроенный чат кардинально сократил объем переписки в почте и мессенджерах. Все обсуждение контекстно привязано к заявке, что ускоряет согласование образцов.
• Корректный учет: использование документа «Внутреннее потребление» в 1С обеспечивает юридически и бухгалтерски правильное списание образцов, исключая налоговые риски.
• Самообслуживание дилера: дилер получил полный контроль над историей своих запросов, что повысило удовлетворенность сервисом и снизило нагрузку на отдел по работе с партнерами.

В итоге автоматизация заявок на образцы позволила сократить время обработки каждой заявки на 40%, а количество ошибок при отгрузке — до нуля. Раздел «Образцы» стал одним из самых востребованных в АКАМ:Кабинет партнера.