От Excel к АКАМ:Портал, редакция Кабинет партнера. Автоматизация месячного планирования для производственного предприятия

Месячное планирование на производственном предприятии — это процесс формирования детального плана производства, закупок и отгрузок продукции на предстоящий месяц. Он направлен на балансировку мощностей, ресурсов и спроса для обеспечения ритмичной работы и выполнения обязательств перед клиентами.

Для чего?

• Снижение простоев оборудования и персонала за счет равномерной загрузки.
• Оптимизация запасов (сырья и готовой продукции), что снижает затраты на хранение.
• Повышение точности выполнения заказов в срок и в нужном объеме.
• Улучшение координации между отделами продаж, производства и закупок.

Одним из лучших вариантов для прогнозирования спроса является использование документа «Заявка на плановую потребность», который контрагент (поставщик) формирует и направляет компании-покупателю для согласования объемов, сроков и условий поставки товаров или услуг на предстоящий период. 

Введение

До недавнего времени процесс управления заявками на месячное планирование в компании полностью основывался на работе с Excel-файлами. Это приводило к многочисленным ошибкам, задержкам и постоянной ручной работе. Мы внедрили решение АКАМ:Портал, редакция Кабинет партнера с блоком месячного планирования, который не только автоматизировал процесс, но и кардинально изменил качество взаимодействия с контрагентами.

Было: Эра Excel и ручных процессов

До внедрения портала работа с заявками представляла собой сложный многоступенчатый процесс:

• Контрагенты присылали Excel-файлы по электронной почте;
• Менеджеры вручную проверяли и переносили данные в 1С:ERP;
• Поиск реквизитов грузополучателей осуществлялся вручную;
• Согласование происходило через длительную переписку по email;
• Версии файлов постоянно терялись и путались;
• Отслеживание статуса требовало постоянной коммуникации.

Стало: Автоматизированный сквозной процесс

Мы разработали портал, который интегрировал все этапы работы с Заявками на плановую потребность по следующей упрощенной схеме:

Ключевые элементы нового процесса

Интеллектуальное создание заявок

• Контрагенты работают в личном кабинете вместо Excel:

• Система автоматически проверяет грузополучателей через 1С:ERP:

• При отсутствии данных - автоматический поиск через сторонний сервис:

Прозрачное согласование

Четкая система статусов заменяет ручные отслеживания:

• Размещена - заявка создана контрагентом;

• Согласована - полное подтверждение менеджером;
• Согласована частично - частичное подтверждение менеджером;
• Отклонена - отказ менеджера;

• Подтверждена - согласие контрагента;
• Отменена - отказ контрагента.

Автоматическая синхронизация

• Данные автоматически передаются между АКАМ:Портал ↔ 1С:ERP через Журнал очередей:

• Исключен ручной перенос информации;

Встроенная коммуникация

• Автоматические уведомления об изменении статусов:

• Прозрачность процесса для всех участников. Условия спецификации, а также коммерческие условия автоматически подтягиваются из 1C:ERP  с учетом согласования менеджера:

После полного согласования Заявки на плановую потребность Контрагент может приступить к оформлению Заказа на ее основании, причем проводится проверка на доступные объемы к заказу, а также считается % выполнения плана:

Достигнутые результаты

Для контрагентов:

• Сокращение времени подачи заявок;
• Прозрачность процесса согласования;
• Возможность отслеживания статуса онлайн;
• Упрощение взаимодействия с компанией.

Для менеджеров:

• Сокращение ручной работы;
• Автоматизация проверки реквизитов;
• Исключение ошибок при переносе данных;
• Централизованное управление процессом.

Для компании:

• Сокращение цикла согласования;
• Уменьшение ошибок в данных на 95%;
• Повышение прозрачности всего процесса;
• Возможность масштабирования системы.

Ключевые преимущества решения

1. Полная автоматизация - от создания заявки до формирования заказа клиента;
2. Прозрачность процесса для всех участников;
3. Гибкость работы с изменениями и новыми версиями документов;
4. Сокращение операционных затрат и времени обработки.

Заключение

Переход от работы в Excel к автоматизированному порталу позволил не только устранить ручные операции, но и выстроить качественно новый уровень взаимодействия с контрагентами. Это решение стало ключевым элементом цифровой трансформации компании и может быть успешно масштабировано на другие бизнес-процессы.