Жизненный цикл договоров в 1С: выходим за рамки «скелета»

У нас в компании внедрена 1С:CRM, в которой «из коробки» реализовано ведение Договоров – номер и дата. Мы выделили основные «боли», с которыми сталкиваемся мы и наши Заказчики:

• Приложения не учтены — теряется ключевая часть договора.
• Карточка договора пустая — нет нужной информации для работы.
• Статусы непонятны — на каком этапе договор, неизвестно.
• Нумерация вручную — ведет к ошибкам и неразберихе.

Рассмотрим реализацию по шагам.

Проект договора

Любой договорной процесс начинается с проекта документа, который стороны согласовывают между собой. Наша методика позволяет инициировать этот этап максимально просто, без рутинных действий.

Вместо того чтобы создавать договор вручную «с чистого листа», пользователь формирует его в один клик из уже существующего в системе документа - из сделки или на основании Коммерческого предложения, которое одобрено клиентом.

При создании пользователь сразу определяет тип договора (Рамочный или Основной) и заполняет лишь базовые поля. Вся основная информация (контрагент, ответственный, условия) подтягивается в договор автоматически.

Далее требуется заполнить спецификацию на товары/услуги. Логика работы системы для ее создания разделяется в зависимости от типа создаваемого договора:

• Основной договор. При его создании система автоматически формирует спецификацию, подгружая данные из ранее созданного Коммерческого предложения. Это экономит время и исключает ошибки при переносе позиций. При необходимости пользователь может вручную скорректировать итоговый состав спецификации уже в самом договоре.
• Рамочный договор. Для этого типа предусмотрен гибкий сценарий. Спецификация не формируется сразу. Вместо этого у пользователя появляется возможность создать отдельное Приложение к договору, внутри которого и заполняются все данные по номенклатуре, объемам и ценам. Это позволяет в рамках одного рамочного договора работать с множеством отдельных спецификаций (приложений) в течение всего срока его действия.

По итогам пользователь создает печатные формы документов для отправки и переводит проект договора в статус согласования.

Часто для заключения договора от контрагента требуется пакет документов: устав, доверенности, свидетельства. Наша реализация позволяет настроить для этого встроенный чек-лист. Вместо того чтобы хранить файлы в разрозненных папках на общем диске, вы прикрепляете каждый документ прямо в карточку договора. 

По итогам согласования надо довнести необходимые данные в карточку Договора и перевести его в статус Согласован.

Регистрация договора

Для регистрации договора важно присвоить ему уникальный и информативный номер, мы разработали механизм нумерации на базе реализации в 1С:Документооборот. Этот механизм позволяет автоматически генерировать номера по заданным правилам, учитывающим ключевые параметры бизнеса:

• Организация – каждое юр. лицо в группе компаний получает свой префикс.
• Вида договора – любой созданный вид договора, например, на услуги или лицензии, использует уникальный префикс.
• Тип соглашения – приложения автоматически получают порядковый номер в разрезе рамочного договора.

Данный механизм будет особенно полезен, если у вас не используются системы аналогичные 1С:Документооборот и вы ведете ручной учет номеров. 

Фиксация подписантов происходит на вкладке «Стороны». Здесь пользователь фиксирует, кто именно уполномочен подписать документ от нашей компании и от контрагента.

Как это работает: Чтобы выбрать подписанта контрагента, мы сначала вносим о нем данные в систему. Это не просто формальность, а основа для дальнейшего контроля.

Какую проблему это решает: Мы сразу видим всю информацию о представителе. Самый яркий пример — доверенность. Система поможет не упустить из виду срок ее действия и избежать заключения договора с лицом, чьи полномочия истекли.

На практике договоры часто подписываются гибридными способами: часть — через один оператор ЭДО, часть — через другой, а некоторые партнеры могут запросить бумажный оригинал. Наш модуль позволяет зафиксировать выбранный способ для каждого документа непосредственно в его карточке.

Что это дает?

• Порядок в архивах: Вы всегда знаете, где искать подписанную версию — в определенной системе ЭДО или в бумажном архиве.
• Контроль бумажного документооборота: Для договоров, где без «живой» подписи не обойтись, можно детально указать статус: «Подписан в скане», «Оригинал у контрагента», «Оригинал получен». Это исключает ситуации, когда оригинал считается утерянным, а на самом деле находится на подписании.

После того как все данные по договору проверены и согласованы, наступает этап регистрации. Пользователь одним кликом переводит договор в статус «Зарегистрирован».

Что происходит в этот момент в системе автоматически:

• Создается полноценный типовой элемент справочника Договоры в базе 1С.
• Все необходимые реквизиты переносятся в него без ручного ввода.

Исполнение договора

После успешного согласования и подписания договор переводится в статус «Исполняется». На этом этапе фокус смещается с документальной работы на практическую: выполнение обязательств, поставку товаров или оказание услуг.

Все операционные действия — формирование счетов, отгрузочных накладных и других документов — система проводит уже на основании действующего договора, автоматически подтягивая все необходимые реквизиты. При этом сам договор остается на заднем плане, выступая фундаментом для всех этих операций.

В случае с рамочным договором система предоставляет еще больше гибкости. Непосредственно в процессе его исполнения пользователь может формировать и регистрировать в системе новые последующие спецификации (приложения). Этот подход позволяет поддерживать порядок: все детали сделки, согласованные уже в процессе работы, хранятся в одном месте и привязаны к своему основному договору.

Закрытие договора

Когда все работы по договору выполнены, пользователь переводит его в статус «Закрыт». Это не просто архивация, а важный шаг:

• Система фиксирует успешное завершение.
• Договор остается в базе как эталон для будущих сделок. Пользователь может мгновенно создать его копию, чтобы не тратить время на заполнение повторяющихся данных, и начать работу с контрагентом быстрее.

Но не каждая сделка доходит до подписания или успешного завершения. Для таких ситуаций мы предусмотрели статус «Отменен». Он позволяет:

• Четко отделить «мертвые» сделки от активных, не удаляя их из системы.
• Сохранить историю переговоров для анализа причин срыва и улучшения продажных процессов.

Как мы убедились, стандартные возможности 1С для работы с договорами можно и нужно усилить. Предложенное решение закрывает ключевые «болевые точки»: от отсутствия приложений и понятных статусов до рутинной нумерации. В результате жизненный цикл договора становится контролируемым и автоматизированным.

Главное преимущество этого подхода — его универсальность. Эта же логика идеально подходит для автоматизации работы с договорами поставщиков. Представьте, что все цены, спецификации и дополнительные условия от ваших партнеров будут так же структурированы и привязаны к договорам в 1С. Это даст вам дополнительный контроль над закупками и исключит использование неактуальных цен.

Логическим продолжением развития этой методики станет ее интеграция в наше комплексное решение АКАМ:УСП. Мы рассматриваем управление жизненным циклом договоров как критически важный компонент для проектных продаж и рады предложить нашим клиентам готовое, протестированное решение в рамках основной системы.