Автор: Юрий Чуянов, Писарева Татьяна

Что мы знаем о ООО “ТЭСЛ”

Каналы привлечения клиентов:

• Сайт

• Реклама Вконтакте

• Участие в тендерах (90% оборота компании) 

В компании 4 подразделения, Тендерный отдел делится на 3 подотдела.

С какими проблемами к нам обратилась компания:

• Нет четкого алгоритма работы с клиентами и тендерами

• Уходит не менее 1 час в день на сбор заявок и их фиксацию

• Часто пропускаются контрольные даты

• Падают продажи

Немного узнав о компании мы выявили еще одну проблему:

• Тратиться до 2 часов на сбор статистики по тендерному отделу 

Чудо или технологии?

Рассмотрим как внедрение 1С:CRM и АКАМ Модуль ТОРГИ станет инструментом для решения проблем клиента

АРМ Мои Продажи

Мы Настроили Рабочее место Менеджера тендерного отдела в виде удобной Канбан Доски.  

Подобное рабочее место можно настроить как для инженеров, которые будут подготавливать техническую документацию для проектов так и для менеджеров по продажам.

Менеджер наглядно видит на каком этапе находится каждый тендер. 

Указаны  сроки по задаче в каждом интересе, приоритетность задач по интересу в виде светофора.

Благодаря чему минимизируется вероятность пропуска даты подачи заявок или даты  конкурса, что случалось в компании до автоматизации и было особенно обидно.

Указаны  сроки по задаче в каждом интересе приоритетность задач по интересу в виде светофора

Благодаря чему минимизируется вероятность пропуска даты подачи заявок или даты  Конкурса.

Бизнес-процесс “Согласование участия”

Проблему отсутствия алгоритма работы тендерного отдела помогает решить бизнес-процесс “Согласование участия”,, настроенный в 1С:CRM, который запускается на первом этапе сценария ТОРГИ

Преимущества:

• Подробная инструкция по выполнению каждой задачи 

• Фиксация и анализ истории выполнения

• Возможность согласовывать участие без привлечения руководства (если соблюдены условия)

• Четкий контроль сроков выполнения

    ⇩ 

      Участие согласовано - Тендер на 50% выигран

Автоматические действия, или по-айтишному - Триггеры

• Запуск БП “Согласование участия” на первом этапе  сценария ТОРГИ. С возможностью редактирования сроков, для срочных задач

• Создание взаимодействия “Участие в конкурсе” на этапе “Конкурс”. Также была осуществлена доработка. Результат которой - автоматическое заполнение даты взаимодействия датой конкурса в соответствующей заявке

Преимущество:

• Менеджер Работает быстрее и эффективнее, ведь часть работы за него делают Автоматические действия

Собственно сам функционал АРМ Мои Продажи с его составляющими сокращает работу менеджера на 1 час на каждый тендер. А продажи компании увеличиваются в среднем на 10%.

Такой вывод можно сделать, “забегая вперед” после просмотра отчета, который мы разработали специально для компании. В отчете видно, что после внедрения возросло количество интересов, с которыми работают менеджере тендерного отдела.

Обращения. Интеграция с почтой и ВК

Заявки с сайта, сообщения с почты и Вконтакте приходят в раздел обращения.

Преимущества:

• Сохранение истории общения с клиентом. Для разбора руководителем, если потребуется

• Сообщения останутся в колонке обращения, пока менеджер их не разберет ⇒ потенциальные клиенты не будут упущены

Если вы думаете что после такой интеграции будет много обращений. Возможно. 

Но если менеджер еще и уйдет в отпуск вы скорее всего будете наблюдать похожую  картину на его рабочем месте - 767 обращений.

Интерес

В CRM системе для каждого лида или тендера создается индивидуальная карточка под названием Интерес.

Преимущества:

• Вся информация о Тендере как в данном примере собрана в 1 месте:

• история взаимодействия с клиентом, с коллегами

• привязывается документация

• контактные лица

• контрольные даты 

• сумма контракта….

• Нет завязанности на одном человеке, если кто то из менеджеров заболел или уволился, интерес в любой момент можно перенаправить другому менеджеру

          ⇩

Сокращается время на обработку заявки, сбор документации до 2 часов на каждый тендер, не нужно искать  в EXCEL информацию по контрольным датам, начальной цене, номенклатуре...

Создание Коммерческого Предложения из интереса при оценке стоимости участия

Преимущества:

• Разделение на варианты для удобства принятия решения

• отправка по почте 

• Быстрый доступ из интереса

• В случае выигрыша можно создать счет на основании КП

• Функционал “Обсуждения” - Для решения оперативных вопросов по КП

          ⇩

Данный функционал КП позволяет компании согласовывать его на 50% быстрее

Интеграция с Seldon

Заявки автоматически поступают в Систему

Выгоды:

• Менеджеры экономят не менее 1 час в день за счет отсутствия необходимости собирать заяви вручную или с почты.

• Новые заявки поступают день в день, подготовка к конкурсу начинается раньше конкурентов и проходит более качественно.

         ⇩

Мы наблюдали повышение продаж до  6%

Автоматическое заполнение заявки

Поля в заявке с информацией о Тендере заполняются автоматически, не нужно заполнять вручную или в EXCEL, как делала до этого компания OOO “ТЭСЛ”.  

Преимущество:

• Минимизируется вероятность ошибки пользователя

          ⇩

Менеджер экономит  6 минут на заполнение каждой заявки. При обработке 10 заявок в день - 1 час экономии.  За неделю 5 часов. А это уже ощутимо

Разграничение уровней доступа и прав  

Преимущества:

• Пользователю доступна только информация необходимая для выполнения его задач

• Облегчение работы пользователей с информационной системой ⇒ не видят лишней информации

• Разграничение клиентов. Менеджер видит клиентов только своего отдела

          ⇩

Компания повысила информационную безопасность предприятия

В этой статье большое внимание уделено экономии времени пользователя. Возможно у вас возник резонный вопрос . 

Сэкономили время.  Ну и что?

Ответ прост.

На тендерный отдел в месяц экономится 700 часов золотого времени.

В данной компании один менеджер тендерного отдела работает в месяц 200 часов. Экономия на одного менеджера в месяц после нашего внедрения - 35 часов. 

Учитывая что в компании работают двадцать сотрудников тендерного отдела получается такой космический результат.  

Это время руководство может распределять на проработку еще большего количества тендеров, тем самым  “повышая продажи”,  или на другие, важные для бизнеса, задачи. Например медитация.

Аналитика

Поскольку одной из главных проблем компании было отсутствие контроля над отделами и менеджерами, важным условием внедрения была настройка аналитических инструментов (Блок отчеты).

Один из которых Монитор показателей

Пример его использования:

Руководитель отдела в начале каждого месяца устанавливает план на каждого сотрудника. 

2 раза в месяц он контролирует своих менеджеров. 

В случае медленного выполнения плана руководитель вызывает менеджера и выясняет причину или шаги по достижению плана.

Преимущества:

• Вся информация моментально собирается по имеющимся данным в базе 

• Контроль выполнения плана сотрудника по количеству и сумме успешных продаж

• Контроль просроченных и успешных взаимодействий и задач

Воронка продаж

Те интересы которые создают менеджеры собираются в воронку продаж.

Преимущества:

• Возможность построения как по отделам так и конкретному сотруднику

• Определение конверсии

• Прогноз ожидаемой выручки

• Планирование бюджета

Руководитель  может создавать эталонную воронку продаж. Для анализа выполнения плана каждого отдела, находящегося у него в подчинении, или сотрудника.

В данном примере сравнивается Тендерный отдел в  Центральном ФО с плановыми показателями.

Отчет “Контроль руководителя”

Преимущества:

• В виде «светофора» отображает оперативную информацию по отработке Интересов

• Анализ показателей в разрезе менеджеров

• Возможность руководителю сосредоточиться на более перспективном тендере и взять его на контроль

  Генеральный директор использует отчет “Объем продаж по закрытым тендерам

Наглядно видно на какую сумму, за какой период выручка выше и почему - может, зависит от сезонности и стоит развивать новые направления. 

Объем продаж по ответственным

В компании ООО “ТЭСЛ” в конце года Генеральный директор  выбирает самого эффективного менеджера и предоставляет ему бонус - 13 зарплату.

Автоматическая рассылка отчетов

Генеральный директор часто находится в командировках и не бывает в офисе. Поэтому отчеты он получает по почте и может их изучить даже с мобильного телефона.

Преимущества:

• Экономия времени генерального директора на вход в базу и открытие отчетов 

• Доступ к аналитике по компании даже во время отпуска и командировок

Эффекты от внедрения

Благодаря интересу, в котором храниться вся необходимая информация для работы с тендером, интеграции с Seldon, а также автоматическому заполнению заявки  менеджеры экономят:

• Около 1 часа на работу с каждым тендером 

• Не менее 1 час в день  на сбор и фиксацию заявок

С помощью ранее  показанных отчетов, Воронки продаж и Рабочего места “Мои продажи”

•  Руководство экономит до 2 часов  на сбор статистики по отделу.

•  Компания добилась прозрачности тендерного отдела

           ⇩

По итогам года работы с внедренной автоматизацией мы наблюдали повышение продаж в компании за год на 20%

Идеи для развития

Компании не собирается останавливаться на достигнутом результате. Мы видим совместно с ООО “ТЭСЛ” следующие шаги для развития:

1.Телефонные звонки (Интеграция с телефонией)

Преимущества:

• фиксация звонков в базе, в том числе и пропущенных, для последующего  анализа причин пропущенных звонков. Результат - руководитель сможет рациональнее распределять нагрузку на менеджера.

• запись разговоров. Результат - в случае жалоб от клиента может прослушать разговор и выяснить причину.

2. Интеграция с Telegram, WhatsApp

Преимущество:

• данные обо всех контактах, диалогах с клиентами будут хранится в системе в колонке обращения

3.  Загрузка ссылок на документацию по торгам из Seldon в 1С.

Преимущество:

• будет сокращено время на скачивание документов из извещения и ручную загрузку в 1С

Резюме

В заключении подведем итог. 

Что получила компания энергетической отрасли от внедрения 1С:CRM и решения АКАМ: Модуль ТОРГИ. 

* Читая, “отметьте галочкой” пункты, которые вам лично принесут пользу.

№	Свойства	Выгоды	Аргументы	✅
1	АРМ Мои Продажи	● Менеджер не пропускает сроки подачи заявок,       эффективно планирует свой рабочий день, исходя из приоритетности и сроков задач ● Повышение продаж на 10%	● Менеджер видит весь список торгов с указанием этапа сделки, фиксация промежуточных результатов, планирование.  ● Разработанные автоматические действия, запускают БП и ставят задачи.
2	БП согласование участия	● Экономия 30 минут времени отдела в целом на согласовании участия в тендере ● Возможность согласования без привлечения руководителей, которые могут заняться более важными делами ● Контроль сроков подачи заявок	● На каждую задачу ставиться определенный срок выполнения ● Подробная инструкция по выполнению каждой задачи ● Сохраняется история выполнения БП
3	Интеграция с почтой ВК и сайтом	● Анализ переписки менеджера с клиентом ● Потенциальные клиенты не будут упущены	Сообщения с почты, ВК и заявки с сайта, приходят в систему в раздел “обращения”
4	Интерес	Сокращается время менеджера на обработку заявки, сбор документации на 2 часа на каждый тендер.	Систематизация работы менеджера, в одном месте собрана информация по текущему тендеру: история взаимодействий с клиентом и коллегами, привязываются документы, контактные лица.
5	Создание КП из Интереса	Формирование и согласование КП проходит на 50% быстрее.	● Реализация нескольких вариантов КП ● Отправка КП по почте  ● Функционал “обсуждения” для оперативного решения вопросов ● Быстрый доступ из интереса
6	Интеграция с Seldon	● Экономится до 2 часов на сбор заявок вручную или с почты.  ● Получение информации день в день и форы перед конкурентами в 1-2 дня для подготовки к торгам ● Знаем, сколько заявок обработано  ● Не пропускаем интересные торги ● повышение продаж до 6%	● Автоматическая загрузка новых заявок все интересные торги попадают в 1С. ● По каждой заявке назначается ответственный за обработку, можно отфильтровать и узнать обработана ли, дату завершения подачи
7	Автоматическое заполнение заявок	● Экономит время каждого менеджера на заполнение заявки на 1 час ежедневно ● Минимизирует вероятность ошибки пользователя	Поля из извещения автоматически заполняются в заявке по торгам.
8	Разграничение уровней доступа и прав	Информационная безопасность предприятия	● Пользователю доступна информация необходимая только для его задач.  ● Менеджер видит только своих клиентов и клиентов своего отдела
9	Блок Отчёты	● Получение информации в 2 клика ● экономится 1 час на сборе данных, сотрудники не отвлекаются от основной работы.  ● Контроль выполнения плана сотрудника	Быстрая количественная обработка данных в разных разрезах: количество торгов в работе, какие суммы объём продаж отбор по ответственному менеджеру  ●  Возможность анализировать каждого сотрудника по основным критериям эффективности работы
10	Воронка продаж	● Определение конверсии ● Прогноз ожидаемой выручки  ● Планирование бюджета	Отбор по закрытым и активным сделкам, сумме и количеству, периоду бизнес-региону, ответственному.
11	Автоматическая рассылка отчетов	● Экономия времени генерального директора на вход в базу и открытие отчетов  ● Доступ к аналитике по компании даже во время отпуска и командировок	Нужные отчеты приходят на почту генеральному директору согласно расписанию

Хотите сделать тоже самое для вашей компании? 

Звоните.