Дата публикации:
05.07.2021
Коллеги, хотели поделиться своими наработками в вопросах согласования документов, в компаниях, которые ставят перед собой задачу автоматизации внутренних бизнес-процессов.
В начале нашего сбора первичной информации у клиента мы столкнулись с задачей, сделать прозрачной систему согласования договоров и документов между отделами в едином информационном пространстве.
До внедрения 1С и OnlyOffice согласование договора происходило с использованием электронной почты и документов ms word, что вызывало:
- много ошибок,
- неудобство при правках документа и их согласовании,
- путаницы с версиями файлов,
- отсутствие возможности работы с документом нескольких сотрудников сразу.
В бизнес-процессах нашего клиента один из наиболее проблемных процессов - согласование нового договора или дополнительного соглашения, поскольку он выступает стыкующим интересы отделов:
- бухгалтерии,
- планового,
- юридического,
- производственного.
Фрагмент бизнес-процесса
Инструменты согласований документов
Инструментов для реализации задачи согласования документов превеликое множество, начиная от инструмента 1С:ЭДО и заканчивая самым популярным Microsoft OneDrive. Но было небольшое ограничение, использовать можно только решения, которые хранят данные на территории России. Круг выбора сузился, кроме облачных решений остается 1С:ЭДО, но решение требует кастомизации. Решение “МойОфис” по интерфейсу больше похож на OpenOffice чем на MS Office, непривычно работать, тем более что MS Office также используется в качестве рабочего инструмента.
После коротких поисков наш выбор пал на OnlyOffice, который можно использовать как автономный сервер в локальной сети компании доступный для работы из любого браузера.
Чтобы открылся проект договора достаточно просто нажать на ссылку в 1С:CRM, которая вызовет открытие браузера по умолчанию и необходимого документа. Загрузку проекта договора в OnlyOffice взял на себя юридический отдел, так же, как и присвоение прав пользователям для выполнения правок в проектах договоров. Изначально мы хотели полностью создавать все OnlyOffice используя программный код 1С, но проанализировав возможности api onlyoffice, пришли к выводам, что оставим механизм распределения ролей встроенным в программу способом, как и загрузку проектов документов?
Пример реализации интеграции
Совместно с клиентом приняли решение о хранении проектов договоров в форме ссылок в 1С:CRM. В разработанном нами интерфейс ленты, специально предусмотрели объект с типом WEB, для хранения ссылок на проекты договоров в OnlyOffice.
Скриншот формы
Все правки, которые вносятся в проект договора, делаются в режиме реального времени, поэтому все отделы могут редактировать документ одновременно, наблюдая и согласовывая правки друг дружки.
Согласование конечной версии проекта договора или соглашения выполняется в 1С:CRM бизнес-процессами.
Скриншот интерфейса OnlyOffice
В 1С:CRM, по окончанию «Войны правок», юридическим отделом сохраняется согласованный проект договора в формате PDF.
Внедрение единого пространства для согласования позволило исключить ошибки при работе с версиями документов, сэкономить время на согласование проектов.
