АКАМ: модуль Торги

АКАМ:модуль ТОРГИ является частью решения 1С:CRM и предназначен для автоматизации работы тендерных отделов, организации совместной работы специалистов тендерного отделам и смежных отделов (отдел продаж, логистика, склад, юридический отдел, финансовый отдел, бухгалтерия и прочие). 

АКАМ:модуль ТОРГИ может работать, как на базе отдельностоящего решения 1С:CRM, но максимальный эффект появляется при встройке решения в учетные решение 1С:Управление торговлей 8, 1С:Комплексная автоматизация 8 и 1С:ERP. В этом случае полноценно реализуются сквозные бизнес процессы. 

Реализован функционал автоматического импорта тендерных заявок по отобранным фильтрам и ключевым словам по расписанию. Каждый новый опубликованный целевой тендер становится Лидом внутри 1С:CRM и его отработка становится частью бизнес процесса отдела продажа или тендерного отдела.

В поставке АКАМ:модуль ТОРГИ включена предварительно настроенная воронка продаж тендерного отдела.

Для кого решение АКАМ:Модуль ТОРГИ? Целевые пользователи

• использует систему 1С в продажах и работе с клиентами, 
• получает от тендерных продаж более 15% оборота, 
• имеет тендерный отдел от 2 человек.

Кроме того, TRM интересен собственникам бизнеса, которые планируют начать работать с тендерами и рассматривают их, как дополнительные канал лидогенерации. Подробнее об этом читайте в нашей статье Тендеры, как канал лидогенерации (автоматизация на базе CRM)


Какие вопросы решает?

Осознание того, что нужна автоматизация торгов, приходит, когда руководитель компании или тендерного отдела (отдела продаж) понимает, что:
• не знает, сколько тендерных заявок не отработано,
• конкуренты “съели” долю рынка,
• узнаёт об интересных торга после их завершения,
• сотрудники забывают про дату подачи заявок;
• не может собрать статистику по отделу за 5 минут.
Использование решения TRM помогает исправить это. Каждый новый опубликованный целевой тендер становится Лидом внутри 1С: CRM и его отработка становится частью бизнес процесса отдела продаж или тендерного отдела. 

Какие возможности получит пользователь АКАМ:Модуль ТОРГИ?

• Автоматическая загрузка тендерных заявок в 1С по фильтрам (через систему Seldon с более чем 3000 площадок федерального, регионального и корпоративного уровней (44-ФЗ, 223-ФЗ и коммерческие),

• Автоматическое создание заявки по ссылке на ЕИС (zakupki.gov.ru),

• Ведение общего списка тендерных заявок (в том числе ручной ввод данных),

• Отслеживание изменений, контрольных сроков и статусов тендерных заявок, 

• Закрепление ответственных по тендерным заявкам,

• Отдельный рабочий стол сотрудников тендерного отдела (KANBAN доска),

• Уведомления сотрудников и руководителя о новых тендерах и срочных задачах,

•  Постановка задач и поручений смежным отделам и службам,

• Аналитические отчеты по анализу тендеров, площадок и работы сотрудников,

• Сквозной процесс от разбора нового тендера до подписания закрывающих документов.

Модуль ТОРГИ может работать, как на базе отдельностоящего решения 1С:CRM, но максимальный эффект появляется при встройке решения в учетные решение -  1С: УТиВСК, 1С:Комплексная автоматизация  и 1С:ERP. В этом случае полноценно реализуются сквозные бизнес-процессы компании. 

О том, почему важно автоматизировать не только тендерный отдел, но и отдел продаж и смежные отделы, которые участвуют в процессе подачи заявки, читайте в нашей статье Практика автоматизации тендерного отдела (TRM).

В типовом решении АКАМ: Модуль ТОРГИ включена предварительно настроенная воронка продаж тендерного отдела.


Что меняется при автоматизации работы с торгами?

В таблице представлены основные изменения, которые происходят в процессе работы с тендерными заявками после внедрения решения АКАМ: Модуль ТОРГИ для 1С: СRM. 




Работа с тендерами	НЕТ АКАМ: Модуль ТОРГИ	ЕСТЬ АКАМ: Модуль ТОРГИ
Где собрана информация по тендерам?	В Файле Excel и голове менеджера.	Вся информация собрана в базе 1С.  По каждому конкурсу ведется отдельный Интерес, где хранятся: информация об условиях конкурса, ссылки,  важные контакты, задачи исполнителей история взаимодействий с заказчиком, документы,  состав поставляемых товаров/услуг.
Как тендерный отдел взаимодействует с другими отделами?	Почта, мессенджеры, устные контакты.	Используют Задачи, Поручения и Напоминания системы 1C:CRM. Без устных контактов, конечно, не обойтись:) Но их результат можно сохранить в Интересе в примечании.
Как узнать, какое количество тендерных заявок в работе?	Посмотреть в файле Excel. При условии, что он один по всем направлениям и доступен к использованию для всех сотрудников тендерного отдела. Иначе придется собирать информацию со всех и подсчитывать суммарное количество.	Сформировать отчет Реестр интересов в 1С:CRM.
Как собрать информацию, по каким торгам подача заявок в эту пятницу?	Запросить информацию у менеджера (если заявок немного и у него очень хорошая память)  или сделать фильтр по дате подачи в файле Excel.	Сделать отбор по дате в списке тендерных заявок.
Как не пропустить подачу заявок?	Поставить напоминание в календаре или довериться хорошей памяти.	Напоминания в календаре 1С, KANBAN доска на рабочем месте специалиста тендерного отдела.
Как узнать объем продаж по торгам, например, за первый квартал с разбивкой по менеджерам?	Собрать информацию со всех менеджеров, которым предварительно нужно ее посчитать.	За 5 минут сформировать отчет в 1С.
Что, если ответственный менеджер уволился?	Данные по торгам, которые менеджер вел, уйдут вместе с ним.  Помним, что часть информации хранится у него в голове.	Вся информация по участию в тендерных закупках сохранится в системе 1С.
Можно ли узнать конверсию тендерных продаж?	Можно, но сложно.	Легко, используя Воронку продаж 1С:CRM.
Какой текущий статус закупки, кто по ней работает и что делает?	Без личного общения с менеджером руководителю не обойтись.	Можно зайти в Интерес по сделке и увидеть, на каком этапе Воронки продаж находится тендерная заявка, кто из сотрудников ведет работу по ней, какие задачи уже выполнены и что запланировано сделать в ближайшее время. Или, если нужна информация по всем торгам, можно сформировать отчет Контроль руководителя - Интересы клиентов.
Как найти информацию о процессе анализа, подачи заявок и участия по выигранному конкурсу?	Хорошенько покопаться в файле Excel, почте,  папках с документами и в памяти менеджера.	Открыть Интерес по необходимой тендерной заявке.




Возможности развитие после внедрения

Мы создали решение для автоматизации работы тендерного отдела и включения в процессы всей компании в экосистеме 1С, которое со временем можно поэтапно адаптировать под потребности и специфику работы конкретного бизнеса, еще больше повышая эффективность работы тендерного отдела

Например, для выполнения тендера, можно перейти на уровень автоматизации SRM (Supplier relationship management) — система управления взаимодействием с поставщиками, а обычно это управление закупочной деятельностью компании. Подробнее в статье SRM: управление взаимоотношениями с поставщиками или CRM наоборот




Как выглядит рабочий процесс по обработке и ведению тендеров в АКАМ: Модуль ТОРГИ для 1С:CRM?




При подключении решения АКАМ: Модуль ТОРГИ в 1C появится раздел “Модуль торги”, где расположены:

• Рабочий стол (KANBAN) сотрудника Тендерного отдела;

• Список Заявок только Тендерного отдела;

• Отчеты для Тендерного отдела.

Увидеть все тендерные заявки, отобрать заявки по дате завершения подачи, организации, виду заявки или ответственному менеджеру, сделать фильтр по необработанным заявкам можно в Списке заявок.






Работа с Тендерными Заявками

В Список тендерных заявок попадают заявки:

• созданные вручную,

• созданные автоматически по ссылке на ЕИС (подробнее <ссылка на новость>)

• созданные автоматически при включенной интеграции с системой Seldon. 




Автоматическая загрузка из Seldon (интеграция по API с 1С)

Seldon (https://company.myseldon.com/) - один из крупнейших агрегаторов информации о торгах:

• В онлайн режиме собирает информацию обо всех закупках в России и за рубежом (торги по 44-ФЗ и 223-ФЗ, коммерческие закупки, аукционы по продаже имущества банкротов).

• Формирует подборки профильных торгов в соответствии с заданными параметрами.

• Экономит время на мониторинг закупок в конкретной тематике.

Периодичность загрузки определяет компания-пользователь. Загрузка осуществляется по настроенным (ключевые слова, географический охват, ФЗ)  на стороне Seldon фильтрам. При настройке интеграции можно выбрать, по каким фильтрам загружать заявки в 1С, и назначить ответственного за конкретное направление (фильтр).

Для Модуля ТОРГИ разработана своя форма Заявки. От типовой она отличается специальными дополнительными реквизитами, которые позволяют собирать и хранить информацию о тендере.



При ручном создании менеджер самостоятельно заполняет Заявку имеющейся информацией.

При автоматической загрузке Заявка заполняется опубликованными в извещении данными.







В заявке хранятся ссылки на извещение в системе Seldon и на площадку, где размещен конкурс или на ЕИС.

По Заявке можно Отклонить обращение, если конкурс не перспективный, или Принять обращение (создать Интерес), когда компания заинтересована в участии и победе. Заявку можно перенаправить другому ответственному для работы или принятия решения.




Работа с Интересом по тендеру

В Интересе:

• ведется вся работа по тендеру, 

• хранится информация по тендеру и тендерная документация,

• хранится история взаимодействий сотрудников внутри компании и с представителями организатора / заказчика. 

В основе работы по тендеру в рамках Интереса лежит Сценарий (Воронка) продаж ТОРГИ:

• можно использовать типовой сценарий для торгов,

• можно настроить сценарий под себя.

Движение по сценарию возможно как ручное, так и автоматическое (требует настройки).

Табличную часть “Товары и услуги” рекомендуется использовать:

• для подбора и хранения в системе товаров и/или услуг в соответствии с техническим заданием конкурса,

• для расчета их себестоимости,

• для оформления заказа поставщику в случае выигрыша.



Хранение всех документов по тендеру в одном месте помогает:

• не тратить время на поиск нужных документов;

• исключить зависимость от присутствия сотрудника, ответственного за нужный документ;



Планирование работы по участию в конкурсе, отображение результатов и контроль осуществляются в Интересе с помощью следующих Инструментов:

• Взаимодействия:

• для планирования контактов с организатором / заказчиком конкурса,

• для фиксации факта общения с организатором / заказчиком конкурса и его результатов,

• для планирования и работы по задачам, имеющим чек-лист, т.е. состоящим из нескольких подзадач, с возможностью фиксации факта их выполнения. Например, задача по проведению анализа тендера может выглядеть так:



• Задачи:

• для планирования собственных задач;

• Поручения:

• для постановки задач коллегам, результат которых нужно проконтролировать, н-р, задача финансовому отделу оплатить обеспечение или задача продакт-менеджеру подготовить сертификаты на продукцию; 

• Примечания:

• для фиксации важной информации.




Взаимодействия, задачи и поручения попадают в рабочее место “Мои дела” ответственного за выполнение и облегчают планирование рабочего дня.




Также, как и еще одно рабочее место - “Мои продажи”. Здесь видна текущая работа по торгам конкретного сотрудника - какое количество конкурсов (Интересов) и на какую сумму находится на каждом из этапов Воронки продаж ТОРГИ. Что позволяет более наглядного и эффективного планировать работу на день/неделю.









Контроль тендерного отдела

Решить задачу “Повысить прозрачность тендерного отдела” можно, используя все механизмы типового 1С: CRM по анализу и отчетности.

Так, например, можно:

• проконтролировать активности сотрудников тендерного отдела

• проанализировать объемы тендерных продаж за год с динамикой по месяцам



• оперативно получить информацию по тендерным закупкам в работе - кто из сотрудников какой тендер ведет, на какую сумму, на какой он стадии. Прямо из отчета провалиться в документ (Интерес), в котором хранится вся история завершенных и запланированных задач и взаимодействий, прикреплена документация, произведен расчет стоимости участия 



• увидеть аналитику по причинам проигрыша (по компании в целом или по ответственным специалистам)



Купить АКАМ:Модуль ТОРГИ на базе 1С:CRM?

Вы можете купить решение АКАМ: Модуль ТОРГИ для 1С: CRM, обратившись по телефону +7 (495) 787-40-08 или нажав на кнопку "Задать вопрос"

Также вы можете получить тестовый доступ или консультацию.