АКАМ: модуль Торги

Решение "АКАМ: Модуль ТОРГИ для 1С:CRM" включено в реестр российского программного обеспечения № 194240

АКАМ:модуль ТОРГИ является частью решения 1С:CRM и предназначен для автоматизации работы тендерных отделов, организации совместной работы специалистов тендерного отделам и смежных отделов (отдел продаж, логистика, склад, юридический отдел, финансовый отдел, бухгалтерия и прочие). 

АКАМ:модуль ТОРГИ может работать, как на базе отдельностоящего решения 1С:CRM, но максимальный эффект появляется при встройке решения в учетные решение 1С:Управление торговлей 8, 1С:Комплексная автоматизация 8 и 1С:ERP. В этом случае полноценно реализуются сквозные бизнес процессы. 

Реализован функционал автоматического импорта тендерных заявок по отобранным фильтрам и ключевым словам по расписанию. Каждый новый опубликованный целевой тендер становится Лидом внутри 1С:CRM и его отработка становится частью бизнес процесса отдела продажа или тендерного отдела.

В поставке АКАМ:модуль ТОРГИ включена предварительно настроенная воронка продаж тендерного отдела.

Для кого решение АКАМ:Модуль ТОРГИ для 1С:CRM? Целевые пользователи

• использует систему 1С в продажах и работе с клиентами, 
• получает от тендерных продаж более 15% оборота, 
• имеет тендерный отдел от 2 человек.

Кроме того, TRM интересен собственникам бизнеса, которые планируют начать работать с тендерами и рассматривают их, как дополнительные канал лидогенерации. Подробнее об этом читайте в нашей статье Тендеры, как канал лидогенерации (автоматизация на базе CRM)


Какие вопросы решает?

Осознание того, что нужна автоматизация торгов, приходит, когда руководитель компании или тендерного отдела (отдела продаж) понимает, что:
• не знает, сколько тендерных заявок не отработано,
• конкуренты “съели” долю рынка,
• узнаёт об интересных торга после их завершения,
• сотрудники забывают про дату подачи заявок;
• не может собрать статистику по отделу за 5 минут.
Использование решения TRM помогает исправить это. Каждый новый опубликованный целевой тендер становится Лидом внутри 1С: CRM и его отработка становится частью бизнес процесса отдела продаж или тендерного отдела. 










Какие возможности получит пользователь АКАМ:Модуль ТОРГИ?

• Автоматическая загрузка тендерных заявок в 1С по фильтрам (через систему Seldon с более чем 3000 площадок федерального, регионального и корпоративного уровней (44-ФЗ, 223-ФЗ и коммерческие),

• Автоматическое создание заявки по ссылке на ЕИС (zakupki.gov.ru),

• Ведение общего списка тендерных заявок (в том числе ручной ввод данных),

• Отслеживание изменений, контрольных сроков и статусов тендерных заявок, 

• Закрепление ответственных по тендерным заявкам,

• Отдельный рабочий стол сотрудников тендерного отдела (KANBAN доска),

• Уведомления сотрудников и руководителя о новых тендерах и срочных задачах,

•  Постановка задач и поручений смежным отделам и службам,

• Аналитические отчеты по анализу тендеров, площадок и работы сотрудников,

• Сквозной процесс от разбора нового тендера до подписания закрывающих документов.

Модуль ТОРГИ может работать, как на базе отдельностоящего решения 1С:CRM, но максимальный эффект появляется при встройке решения в учетные решение -  1С: УТиВСК, 1С:Комплексная автоматизация  и 1С:ERP. В этом случае полноценно реализуются сквозные бизнес-процессы компании. 

О том, почему важно автоматизировать не только тендерный отдел, но и отдел продаж и смежные отделы, которые участвуют в процессе подачи заявки, читайте в нашей статье Практика автоматизации тендерного отдела (TRM).

В типовом решении АКАМ: Модуль ТОРГИ включена предварительно настроенная воронка продаж тендерного отдела.


Что меняется при автоматизации работы с торгами?

В таблице представлены основные изменения, которые происходят в процессе работы с тендерными заявками после внедрения решения АКАМ: Модуль ТОРГИ для 1С: СRM. 




Работа с тендерами	НЕТ АКАМ: Модуль ТОРГИ	ЕСТЬ АКАМ: Модуль ТОРГИ
Где собрана информация по тендерам?	В Файле Excel и голове менеджера.	Вся информация собрана в базе 1С.  По каждому конкурсу ведется отдельный Интерес, где хранятся: информация об условиях конкурса, ссылки,  важные контакты, задачи исполнителей история взаимодействий с заказчиком, документы,  состав поставляемых товаров/услуг.
Как тендерный отдел взаимодействует с другими отделами?	Почта, мессенджеры, устные контакты.	Используют Задачи, Поручения и Напоминания системы 1C:CRM. Без устных контактов, конечно, не обойтись:) Но их результат можно сохранить в Интересе в примечании.
Как узнать, какое количество тендерных заявок в работе?	Посмотреть в файле Excel. При условии, что он один по всем направлениям и доступен к использованию для всех сотрудников тендерного отдела. Иначе придется собирать информацию со всех и подсчитывать суммарное количество.	Сформировать отчет Реестр интересов в 1С:CRM.
Как собрать информацию, по каким торгам подача заявок в эту пятницу?	Запросить информацию у менеджера (если заявок немного и у него очень хорошая память)  или сделать фильтр по дате подачи в файле Excel.	Сделать отбор по дате в списке тендерных заявок.
Как не пропустить подачу заявок?	Поставить напоминание в календаре или довериться хорошей памяти.	Напоминания в календаре 1С, KANBAN доска на рабочем месте специалиста тендерного отдела.
Как узнать объем продаж по торгам, например, за первый квартал с разбивкой по менеджерам?	Собрать информацию со всех менеджеров, которым предварительно нужно ее посчитать.	За 5 минут сформировать отчет в 1С.
Что, если ответственный менеджер уволился?	Данные по торгам, которые менеджер вел, уйдут вместе с ним.  Помним, что часть информации хранится у него в голове.	Вся информация по участию в тендерных закупках сохранится в системе 1С.
Можно ли узнать конверсию тендерных продаж?	Можно, но сложно.	Легко, используя Воронку продаж 1С:CRM.
Какой текущий статус закупки, кто по ней работает и что делает?	Без личного общения с менеджером руководителю не обойтись.	Можно зайти в Интерес по сделке и увидеть, на каком этапе Воронки продаж находится тендерная заявка, кто из сотрудников ведет работу по ней, какие задачи уже выполнены и что запланировано сделать в ближайшее время. Или, если нужна информация по всем торгам, можно сформировать отчет Контроль руководителя - Интересы клиентов.
Как найти информацию о процессе анализа, подачи заявок и участия по выигранному конкурсу?	Хорошенько покопаться в файле Excel, почте,  папках с документами и в памяти менеджера.	Открыть Интерес по необходимой тендерной заявке.




Возможности развитие после внедрения

Мы создали решение для автоматизации работы тендерного отдела и включения в процессы всей компании в экосистеме 1С, которое со временем можно поэтапно адаптировать под потребности и специфику работы конкретного бизнеса, еще больше повышая эффективность работы тендерного отдела

Например, для выполнения тендера, можно перейти на уровень автоматизации SRM (Supplier relationship management) — система управления взаимодействием с поставщиками, а обычно это управление закупочной деятельностью компании. Подробнее в статье SRM: управление взаимоотношениями с поставщиками или CRM наоборот




Как выглядит рабочий процесс по обработке и ведению тендеров в АКАМ: Модуль ТОРГИ для 1С:CRM?




При подключении решения АКАМ: Модуль ТОРГИ в 1C появится раздел “Модуль торги”, где расположены:

• Рабочий стол (KANBAN) сотрудника Тендерного отдела;

• Список Заявок только Тендерного отдела;

• Отчеты для Тендерного отдела.

Увидеть все тендерные заявки, отобрать заявки по дате завершения подачи, организатору, виду заявки, статусу обращения, реестровому номеру извещения или ответственному менеджеру, сделать фильтр по необработанным заявкам можно в Списке заявок.






Работа с Тендерными Заявками

В Список тендерных заявок попадают заявки:

• созданные вручную,

• созданные автоматически по ссылке на ЕИС (подробнее <ссылка на новость>)

• созданные автоматически при включенной интеграции с системой Seldon. 




Автоматическая загрузка из Seldon (интеграция по API с 1С)

Seldon (https://company.myseldon.com/) - один из крупнейших агрегаторов информации о торгах:

• В онлайн режиме собирает информацию обо всех закупках в России и за рубежом (торги по 44-ФЗ и 223-ФЗ, коммерческие закупки, аукционы по продаже имущества банкротов).

• Формирует подборки профильных торгов в соответствии с заданными параметрами.

• Экономит время на мониторинг закупок в конкретной тематике.

Периодичность загрузки определяет компания-пользователь. Загрузка осуществляется по настроенным (ключевые слова, географический охват, ФЗ)  на стороне Seldon фильтрам. При настройке интеграции можно выбрать, по каким фильтрам загружать заявки в 1С, и назначить ответственного за конкретное направление (фильтр).

Для Модуля ТОРГИ разработана своя форма Заявки. От типовой она отличается специальными дополнительными реквизитами, которые позволяют собирать и хранить информацию о тендере.



При ручном создании менеджер самостоятельно заполняет Заявку имеющейся информацией.

При автоматической загрузке Заявка заполняется опубликованными в извещении данными.







В заявке хранятся ссылки на извещение в системе Seldon и на площадку, где размещен конкурс или на ЕИС.

В заявке, в разделе «Лоты Тендера», номенклатуру заказчика можно сопоставлять с вашей номенклатурой из соответствующего справочника 1С.

Тендеры, в которых по какой-то причине мы отказались участвовать, можно из Заявки поставить на мониторинг и после завершения закупки внести итоги в Заявку в соответствующем разделе.

В заявке можно  Отклонить обращение нажав "Не участвуем в тендере", если конкурс не перспективный, или Принять обращение (создать Интерес) по кнопке "Участвуем в тендере", когда компания заинтересована в участии и победе. Заявку можно перенаправить другому ответственному для работы или принятия решения.




Работа с Интересом по тендеру

В Интересе:

• ведется вся работа по тендеру, 

• хранится информация по тендеру и тендерная документация,

• хранится история взаимодействий сотрудников внутри компании и с представителями организатора / заказчика. 

В основе работы по тендеру в рамках Интереса лежит Сценарий (Воронка) продаж ТОРГИ:

• можно использовать типовой сценарий для торгов,

• можно настроить сценарий под себя.

Движение по сценарию возможно как ручное, так и автоматическое (требует настройки).

Табличную часть “Товары и услуги” рекомендуется использовать:

• для подбора и хранения в системе товаров и/или услуг в соответствии с техническим заданием конкурса,

• для расчета их себестоимости,

• для оформления заказа поставщику в случае выигрыша.



Хранение всех документов по тендеру в одном месте помогает:

• не тратить время на поиск нужных документов;

• исключить зависимость от присутствия сотрудника, ответственного за нужный документ;



Планирование работы по участию в конкурсе, отображение результатов и контроль осуществляются в Интересе с помощью следующих Инструментов:

• Взаимодействия:

• для планирования контактов с организатором / заказчиком конкурса,

• для фиксации факта общения с организатором / заказчиком конкурса и его результатов,

• для планирования и работы по задачам, имеющим чек-лист, т.е. состоящим из нескольких подзадач, с возможностью фиксации факта их выполнения. Например, задача по проведению анализа тендера может выглядеть так:



• Задачи:

• для планирования собственных задач;

• Поручения:

• для постановки задач коллегам, результат которых нужно проконтролировать, н-р, задача финансовому отделу оплатить обеспечение или задача продакт-менеджеру подготовить сертификаты на продукцию; 

• Примечания:

• для фиксации важной информации.




Взаимодействия, задачи и поручения попадают в рабочее место “Мои дела” ответственного за выполнение и облегчают планирование рабочего дня.




Также, как и еще одно рабочее место - “Мои продажи”. Здесь видна текущая работа по торгам конкретного сотрудника - какое количество конкурсов (Интересов) и на какую сумму находится на каждом из этапов Воронки продаж ТОРГИ. Что позволяет более наглядного и эффективного планировать работу на день/неделю.









Контроль тендерного отдела

Решить задачу “Повысить прозрачность тендерного отдела” можно, используя все механизмы типового 1С: CRM по анализу и отчетности.

Так, например, можно:

• проконтролировать активности сотрудников тендерного отдела

• проанализировать объемы тендерных продаж за год с динамикой по месяцам



• оперативно получить информацию по тендерным закупкам в работе - кто из сотрудников какой тендер ведет, на какую сумму, на какой он стадии. Прямо из отчета провалиться в документ (Интерес), в котором хранится вся история завершенных и запланированных задач и взаимодействий, прикреплена документация, произведен расчет стоимости участия 



• увидеть аналитику по причинам проигрыша (по компании в целом или по ответственным специалистам)



Купить АКАМ:Модуль ТОРГИ на базе 1С:CRM?

Вы можете купить решение АКАМ: Модуль ТОРГИ для 1С: CRM, обратившись по телефону +7 (495) 787-40-08 или нажав на кнопку "Задать вопрос"

Также вы можете получить тестовый доступ или консультацию.