Практика автоматизации тендерного отдела (TRM)

Как автоматизировать Тендерный отдел?

Данный вопрос встречается часто у наших клиентов и ответ на него мы постараемся дать в этой статье.

О Тендерном отделе…

Тендерный отдел обслуживает тендерные сделки. 

Используя терминологию разделения ролей в компаниях на «охотников» и «пастухов» (охотники находят и завоевывают клиентов, а пастухи - более процессные сотрудники, осуществляющие поддержку отношений и текущее обслуживание клиентов и сделок), сотрудники тендерного отдела в первую очередь именно вторые («пастухи»).

Они находятся в постоянном тесном взаимодействии с сотрудниками отдела продаж. Их основные задачи:

1. По полученной от менеджера информации о предстоящем тендере, подготовить все необходимые документы по тендерной заявке в срок согласно регламенту.

2. Не пропустить даты проведения торгов (аукциона, конкурса, запроса котировок и т.д.) по каждой заявке и, по итогу проведения торгов, сообщить менеджеру о результатах этих торгов.

3. Подписать договор с заказчиком на электронной площадке, приложив все необходимые документы.

Процесс, контрольные точки и алгоритм, в целом, одинаков во всех компаниях. Могут отличаться этапы по привлечению менеджеров/юридического отдела/руководства/финансистов для согласования финальных цен, условий договора и условий поставки, но все остальные этапы будут идентичны.

Исходя из вышеописанного важно знать:

НЕЛЬЗЯ АВТОМАТИЗИРОВАТЬ ТЕНДЕРНЫЙ ОТДЕЛ БЕЗ АВТОМАТИЗАЦИИ ОТДЕЛА ПРОДАЖ И СМЕЖНЫХ ОТДЕЛОВ, КОТОРЫЕ УЧАСТВУЮТ В ПРОЦЕССЕ ПОДАЧИ ЗАЯВКИ.

Почему не получится автоматизировать только Тендерный отдел:

1. Скорость работы сотрудников резко снизится из-за двойной работы: заносить все в базу + предоставлять всем информацию в том виде, в котором привык тот или иной отдел. А это критично (в большинстве случаев) в связи с короткими сроками подачи заявок.

2. Отсутствие мотивации у сотрудников («Никто не работает, а мы должны?»). 

3. Информация по тендерам будет вноситься частично и ровно в том объеме, который необходим тендерному отделу. Получится неполная картина по заявкам.

4. Контроль за отделом отсутствует («А зачем тогда внедряли CRM?»).

Исходя из причин, мы рекомендуем:

1. Прорабатывать автоматизацию тендерного отдела вместе с автоматизацией, как минимум, отдела продаж.

2. Максимально автоматизировать процесс работы тендерного отдела (сократить количество ручных действий ровно до того количества, которое возможно выполнить БЕЗ персонального участия сотрудника тендерного отдела).

3. Собирать всю информацию по тендерным продажам в единую карточку сделки.

Процесс взаимодействия между менеджером отдела продаж и тендерным отделом следующий:

1. Менеджер отдела продаж ведет сделку с клиентом и, когда узнает о желании клиента разыграть тендер, должен собрать данные по датам проведения торгов, примерным стоимостям (желательно к этому моменту иметь согласованное КП) и ключевым данным по тендерам (что за площадка, какие требования и пр.).

2. После уточнения данных сделка передается в тендерный отдел для подготовки и подачи заявки.

3. Тендерный отдел ведет заявку до момента ее подачи, участия в торгах, и, в случае выигрыша, подготовки договора и подписания его с Заказчиком.

4. Дальше есть 2 пути: Тендерный отдел контролирует сделку ЛИБО передает заявку отделу продаж и уже они контролируют выполнение сделки.

5. В случае первого пути Тендерный отдел ставит задачи подчиненным отделам на закупку товаров и отгрузку товаров (оказанию услуг). 

Бывает, что тендерный отдел специально нацелен на поиск тендеров на площадках. Тогда, по сути, отдел выполняет работу менеджера отдела продаж по поиску клиентов. Процесс тогда исключает шаг 1, но все остальные шаги остаются.

Применение рекомендаций на практике TRM в 1С:CRM 3.0

В рамках успешно реализованного проекта на базе УТ+CRM 3.0 мы создали отдельный процесс для тендерного отдела:

Процесс для тендерного отдела

Часть этапов осталась на ручном контроле, часть этапов автоматизирована.

Для того, чтобы сделка была единой, мы предложили не создавать подчиненных процессов, а просто передаем Сделку в тендерный отдел.

Когда менеджер узнает, что клиент будет играть тендер и получает информацию по конкретным датам, менеджер передает Сделку в тендерный отдел и заполняет информацию о тендере (даты подачи заявок, добавляет комментарии и т.п.).

Заполнение информации о тендере

И далее со сделкой по процессу уже работает сотрудник тендерного отдела. 

Автоматизировали следующие этапы:

1. Согласование менеджера (задача на привлечение менеджера ставится автоматически ответственному менеджеру, кто передал Сделку Тендерному отделу).

2. Согласовать вилку (задача на согласование вилки с менеджером и ответственным ставится автоматически).

3. Заключение договора / обеспечение (задача ставится автоматически на клиентский отдел, который занимается подготовкой договоров, причем задача клиентскому отделу падает на определенный этап их сценария).

4. Работы КО (после перемещения Интереса на данный этап автоматически создается подчиненный процесс на клиентский отдел. По итогам работ клиентского отдела – успешно или нет, так же и завершится Сделка тендерного отдела).

Помимо автоматизации Сценария мы ввели ряд важных напоминаний, а именно:

• О необходимости внесения гарантийного обеспечения;

• О возврате гарантийного обеспечения;

• О возврате обеспечения по заявке.

Это небольшая автоматизация, но ОЧЕНЬ важная. Если вдуматься, то при большом объеме тендеров в работе компания «замораживает деньги» (за счет внесения обеспечений и гарантий). И возврат этих денег в бизнес как можно скорее является одной из ключевых задач тендерного отдела!!!!

Для Тендерных отделов, которые сами ищут заявки на площадках, мы рады предложить наш Модуль Торгов: ссылка на модуль.

Общий итог

При автоматизации Тендерного отдела (TRM) важно запомнить 3 правила:

1. Автоматизируй не только Тендерный отдел, но и смежные отделы
2. Сокращай количество ручных действий до минимума (ручной труд – это хорошо, НО для себя и никак не в бизнесе, где действует правило «Кто быстрее, тот и выиграл»).
3. Сделай процесс сквозным и веди единую карточку сделки, чтобы получить аналитику.Мудрые мысли.

Внедряй не спеша и не стремись автоматизировать все и сразу. 

Автоматизация – как дорога. Дороги надо прокладывать там, где ходят люди.

Автоматизацию надо делать там, где она действительно даст либо экономию времени, либо принесет дополнительный доход.