Работа с партнерским контентом (проектный кейс)

Нашим клиентом стал дистрибьютор визуального контента – фото и видео. Процесс работы с поставщиками выглядел следующим образом:
● Поставщики загружают собственный контент на сайт компании;
● Наш клиент продает его конечным пользователям; 
● Данные о продажах передаются в 1С:CRM и формируют записи регистра сведений. В итоговых данных содержится информация об имени или псевдониме поставщика, о проценте вознаграждения за проданный компанией контент, сумме, вырученной за единицу контента, и другие данные;
● В конце месяца менеджер обрабатывает данные по скачиваниям, формирует отчеты поставщикам и подсчитывает сумму вознаграждения в зависимости от их процента от продажи контента.

Так, в компании уже были настроены способы сбора данных по продажам контента, но подсчет вознаграждения поставщикам, формирование соответствующих отчетов в Excel-файлах и их отправка производились менеджером вручную для каждого поставщика, а это более 200 партнеров. Очевидно, что создание и редактирование такого количества файлов ежемесячно – трудозатратный вариант и, кроме того, оставляет большие риски ошибок в данных из-за человеческого фактора. 

Задачи компании по работе с поставщиками похожи на те, которые решаются типовым механизмом комиссионных продаж в 1С:Управление торговлей. Но так как компания работала в 1С:CRM и имела множество особенностей работы с контентом, неправильно было бы пытаться внедрить эту часть типового решения. Нужно как можно точнее подстроить систему под существующие процессы, а не ломать уже привычные процедуры работы, чтобы они вписались в стандартный механизм.

Работа над задачей разделена на два блока. 

Схема разделения задачи

Изменение подхода к работе с поставщиками

Большая часть информации по поставщикам, так же, как и в случае с данными о продажах, хранилась в Excel-файлах и не отражалась в системе. Другая часть информации и условия соглашений фиксировалась в 1С:CRM в документе Заявка на договор. Эта Заявка отправлялась в 1C:Бухгалтерию, где после согласования на ее основании создавался договор. В 1С:CRM договор не возвращался. Так, в итоге необходимые для работы данные хранились в разных местах, а в таком виде не представлялось возможным выполнить задачи, поставленные заказчиком.

Проблема хранения информации

Для решения этой проблемы Заявку на договор доработали таким образом, чтобы хранить условия соглашения с поставщиком. В отдельный раздел было перенесено то, что раньше фиксировалось только в Excel-файлах, в том числе:
● сумма договора, 
● порядок оплаты,
● процент вознаграждения поставщику.
 

Данные из Excel-файлов в системе

Следующим этапом работы по объединению данных в одной системе стала реализация обратного обмена с 1С:Бухгалтерией. После заполнения Заявки на договор, она так же, как и при старом сценарии, отправлялась в 1С:Бухгалтерию, где на ее основании создавался Договор. Обмен был доработан так, что после согласования в 1С:Бухгалтерии действующий Договор создавался в 1С:CRM. 

Обратный обмен с 1C:Бухгалтерией

Теперь вся информация, необходимая для работы с партнерским контентом, хранится в одной системе – 1С:CRM, и можно переходить к работе с отчетностью по продаже контента.
 

Результат изменений

Разработка функционала отчетности

Для хранения информации по скачиваниям за отчетный период создан документ Обработка данных по поставщику. 

Документ для хранения информации по скачиваниям

Каждый документ содержит данные по скачиваниям контента одного поставщика за месяц в разрезе конкретного договора. Из связанного договора тянутся данные о проценте вознаграждения поставщика и его валюта.
Статусы обработки документа:

Статусы обработки документа

Для того, чтобы информация не терялась, и менеджеру было легко ориентироваться в отчетности для поставщика, добавлены флажки, проставляемые на этапе Закрыт.

В таблице хранится редактируемая информация о продажах и о вознаграждении поставщику – Сумма роялти. Менеджер может внести корректировки в данные, если те пришли в систему не в полном объеме или с очевидными ошибками. 

Так как в месяц реализовывается до нескольких тысяч единиц контента поставщика, исправление ошибки в данных становится неприятной сложностью, поэтому в документ добавлена возможность изменять значения всех выбранных строк по кнопке Заполнить значения.

Как уже упоминалось, у компании больше 200 поставщиков, и формирование документов для каждого вручную слишком трудозатратная задача, поэтому было принято решение реализовать автоматизированное место работы с Обработками данных по поставщикам (далее АРМ).

АРМ решает следующие задачи:
● Формирование документов за период сразу по всем поставщикам в фоновом режиме;
● Корректировка данных в сформированных документах без необходимости открытия; 
● Групповое проставление статусов документов, флагов отчетности.

Автоматизированное место работы с Обработками данных по поставщикам

Верхняя панель используется для создания документов. Менеджер выбирает период и нажимает "Обработать данные". Запускается фоновое задание, которое собирает и обрабатывает данные о продажах контента и создает документы Обработка данных по поставщикам. При этом в документ тянется информация из действующего договора с поставщиком, такая как валюта договора и процент вознаграждения за продажу контента. 

После выполнения фонового задания появляется сообщение о том, документы по каким поставщикам были сформированы или дополнены. Теперь менеджер может приступать к работе с ними.

Для этого в той же панели находится тумблер перехода в Режим обработки отчетов. При его включении менеджер может вместо поочередного открытия каждого документа быстро просмотреть их все, скорректировать содержимое, где это необходимо, а затем по кнопке “Записать” сохранить изменения в исправленных документах.

Кроме этого для удобства работы в АРМ добавлены:
● Область фильтров;
● Кнопка “Заполнить значения” для внесения изменений во все выделенные строки;
● Команды “Обработан менеджером” и “Закрыть редактирование” для проставления статусов документов.

Массовое изменение документов

После формирования документов и их финального редактирования менеджер переводит документы в статус “Закрыт” и формирует печатные формы отчетов за месяц для отправки поставщикам.

Форование печатных форм отчетов

После каждого этапа отчетности менеджер проставляет соответствующие флажки в документе. Работа с документом заканчивается после выплаты вознаграждения поставщику и фиксации этой информации в документе. 

Этапы отчётности менеджером

Так, в рамках проекта, были реализованы задачи:
1. Изменение архитектуры соглашений с поставщиками: доработаны Заявка на договор и сам Договор.
2. Доработан обмен между 1С:CRM и 1С:Бухгалтерия.
3. Разработана новая подсистема работы с отчетностью поставщиков и создано автоматизированное рабочее место менеджера.

Наша реализация этого блока задач упростила работу менеджера – информация, разделенная по нескольким десяткам файлов, теперь хранится в одном месте – 1С:CRM. Кроме того, вместо обработки данных по каждому поставщику контента вручную, менеджеру достаточно раз в месяц нажать на одну кнопку, проверить корректность данных по продажам и так же по нажатию на кнопку автоматически сформировать печатную форму отчета.