Руководитель проекта: Гуров Сергей
Автоматизация отчетности НКО на базе решения 1С:Управление торговлей и взаимоотношениями с клиентами (CRM)
Актуальность автоматизации НКО
В этой статье поделимся опытом реализации проекта, где главная задача заключалась в автоматизации формирования отчетности инвесторам некоммерческой организацией (НКО) на базе решения 1С:Управление торговлей и взаимоотношениями с клиентами (CRM) или кратко 1С:УТиВСК. Это флагманское решение 1С:Управление торговлей объединенное с решением 1С:CRM.
Актуальность темы работы НКО также определяет вступивший в силу закон №172-ФЗ от 8 июня 2020 г. о внесении изменений в налоговый кодекс, позволяющий уменьшить налоговую базу коммерческим компаниям при осуществлении расходов на финансирование деятельности НКО.
Некоммерческая организация - это та организация, которая НЕ ставит для себя первостепенной задачу получения прибыли от своей деятельности. Основными средствами финансирования для НКО это:
-
государственные гранты,
-
членские взносы,
-
субсидии,
-
фандрайзинг и пр.
Поэтому одним из принципов деятельности НКО является принцип информационной открытости. Он звучит так:
“НКО принимает меры к тому, чтобы все заинтересованные стороны:
- знали о ее деятельности и имели ее контактную информацию;
- могли получить по запросу краткую актуальную и достоверную информацию о ее миссии, целях, задачах и основной деятельности;
- имели возможность ознакомиться с регулярным (годовым) достоверным отчетом о ее деятельности.”
Для достижения этой цели НКО должна предоставлять отчетность инвесторам о своей деятельности и потраченных средствах.
Рассмотрим общий процесс работы НКО.
Общий процесс работы НКО
Таким образом, чтобы автоматизировать формирование такой отчетности нам потребовалось провести автоматизацию всего процесса работы с инвестором: от планирования проекта до итоговых отчетов. Выделим основные объекты процесса на примере выполненного проекта на базе типового решения 1С:CRM.
Распоряжение
Каждый проект начинается с распоряжения, целью которого является фиксация бюджета планируемого проекта и проведение внутренних согласований по нему.
Создание распоряжения
Выгоды и задачи:
-
фиксация информации, полученной от заказчика по планируемому проекту;
-
фиксация полученных средств от инвестора по регламентированному учету;
-
закрепление ответственного менеджера на проект.
После выполнения всех процедур по распоряжению переходим к самому проекту.
Из типового решения 1С:CRM использованы лента событий и связки партнер, контрагент, контактное лицо.
Проект
Проект требуется как единый объект для сбора, хранения и ведения всей документации и событий в рамках реализуемого проекта.
Проект со всей информацией
Выгоды и задачи:
-
хранение детальной информации по проекту;
-
формирование план-графика проекта;
-
постановка и выполнение задач в рамках проекта;
-
формирование проектной группы проекта;
-
планирование встреч с участниками проекта.
Следующий шагом создаем смету проекта.
Смета
Смета требуется для формирования финансовой части проекта и дальнейшего обоснования расходов для инвестора.
Обоснование расходов
Выгоды и задачи:
-
детализация финансовой части проекта по статьям затрат;
-
акцептование сметы ответственными лицами;
-
процесса корректировки сметы.
На каждый вид работ создается лот для дальнейшего проведения конкурса и выбора поставщика по этим работам.
Лот
Лот требуется для проведения процедуры закупки и выбора поставщика с последующей возможностью заключения договора.
Закупка с настройками
Выгоды и задачи:
-
хранение детальной информации и условий по проводимому конкурсу;
-
отбор поставщиков и анализ выставленных цен;
-
формирование перечня документов от каждого поставщика в рамках лота;
-
проверка предоставленных документов от поставщиков;
-
балльная оценка участников конкурса и согласование победителя конкурса;
-
акцептование отчетов победителя по итогам работ ответственными лицами.
Дашборд
С целью оперативного контроля за портфелем проектов реализован дашборд.
Контроль портфеля проектов
Контроль в виде диаграммы
Выгоды и задачи:
-
визуальное отображение всей картины по проектам;
-
контроль сроков проекта;
-
контроль бюджета проекта.
Итоговая отчетность
На базе описанных выше объектов можно оперативно собрать пакет документов для итоговой отчетности инвестору:
-
Распоряжение;
-
Соглашение о рабочей группе заказчика;
-
Матрица зон ответственности;
-
Сводный реестр участников закупки;
-
Результат первичной верификации участников закупки;
-
Результат оценки заявок участников закупки;
-
Лист согласования договора;
-
Согласование финансового отчета;
-
Утвержденная смета;
-
Опись документов по проекту.
-
Отчет об использовании средств инвестора
Заключение
Итоги работы по нашему проекту на базе решения 1С:Управление торговлей и взаимоотношениями с клиентами (УТиВСК). могут быть использованы для автоматизации типового процесса деятельности НКО. Инициаторами подобного проекта могут стать:
-
Руководство НКО (для повышения эффективности работы сотрудников и снижения рутины)
-
Ключевой инвестор (для повышения прозрачности деятельности НКО и оперативного контроля финансовой деятельности)
Наш проект не ограничился автоматизацией организационно-финансовой деятельности, но и закрыл потребность руководства в контроле за множеством проектов, об этом в следующей статье.
Интересно - оставляйте заявку!