Автоматизации формирования отчетности инвесторам некоммерческой организацией (НКО)

Руководитель проекта: Гуров Сергей

Автоматизация отчетности НКО на базе решения 1С:Управление торговлей и взаимоотношениями с клиентами (CRM)

Актуальность автоматизации НКО

В этой статье поделимся опытом реализации проекта, где главная задача заключалась в автоматизации формирования отчетности инвесторам некоммерческой организацией (НКО) на базе решения 1С:Управление торговлей и взаимоотношениями с клиентами (CRM) или кратко 1С:УТиВСК. Это флагманское решение 1С:Управление торговлей объединенное с решением 1С:CRM. 

     Актуальность темы работы НКО также определяет вступивший в силу закон №172-ФЗ от 8 июня 2020 г. о внесении изменений в налоговый кодекс, позволяющий уменьшить налоговую базу коммерческим компаниям при осуществлении расходов на финансирование деятельности НКО.

Некоммерческая организация - это та организация, которая НЕ ставит для себя первостепенной задачу получения прибыли от своей деятельности. Основными средствами финансирования для НКО это:

• государственные гранты,

• членские взносы,

• субсидии, 

• фандрайзинг и пр. 

Поэтому одним из принципов деятельности НКО является принцип информационной открытости. Он звучит так:

“НКО принимает меры к тому, чтобы все заинтересованные стороны:

- знали о ее деятельности и имели ее контактную информацию;

- могли получить по запросу краткую актуальную и достоверную информацию о ее миссии, целях, задачах и основной деятельности;

- имели возможность ознакомиться с регулярным (годовым) достоверным отчетом о ее деятельности.”

Для достижения этой цели НКО должна предоставлять отчетность инвесторам о своей деятельности и потраченных средствах. 

Рассмотрим общий процесс работы НКО. 

Общий процесс работы НКО

Таким образом, чтобы автоматизировать формирование такой отчетности нам потребовалось провести автоматизацию всего процесса работы с инвестором: от планирования проекта до итоговых отчетов. Выделим основные объекты процесса на примере выполненного проекта на базе типового решения 1С:CRM. 

Распоряжение

Каждый проект начинается с распоряжения, целью которого является фиксация бюджета планируемого проекта и проведение внутренних согласований по нему. 

Создание распоряжения

Выгоды и задачи:

• фиксация информации, полученной от заказчика по планируемому проекту;

• фиксация полученных средств от инвестора по регламентированному учету;

• закрепление ответственного менеджера на проект. 

После выполнения всех процедур по распоряжению переходим к самому проекту. 

Из типового решения 1С:CRM использованы лента событий и связки партнер, контрагент, контактное лицо.

Проект

Проект требуется как единый объект для сбора, хранения и ведения всей документации и событий в рамках реализуемого проекта. 

Проект со всей информацией

Выгоды и задачи:

• хранение детальной информации по проекту;

• формирование план-графика проекта;

• постановка и выполнение задач в рамках проекта;

• формирование проектной группы проекта;

• планирование встреч с участниками проекта. 

Следующий шагом создаем смету проекта. 

Смета

Смета требуется для формирования финансовой части проекта и дальнейшего обоснования расходов для инвестора. 

Обоснование расходов

Выгоды и задачи:

• детализация финансовой части проекта по статьям затрат;

• акцептование сметы ответственными лицами;

• процесса корректировки сметы. 

На каждый вид работ создается лот для дальнейшего проведения конкурса и выбора поставщика по этим работам. 

Лот

Лот требуется для проведения процедуры закупки и выбора поставщика с последующей возможностью заключения договора.

Закупка с настройками

Выгоды и задачи:

• хранение детальной информации и условий по проводимому конкурсу;

• отбор поставщиков и анализ выставленных цен;

• формирование перечня документов от каждого поставщика в рамках лота;

• проверка предоставленных документов от поставщиков;

• балльная оценка участников конкурса и согласование победителя конкурса;

• акцептование отчетов победителя по итогам работ ответственными лицами. 

Дашборд

С целью оперативного контроля за портфелем проектов реализован дашборд. 

Контроль портфеля проектов

Контроль в виде диаграммы

Выгоды и задачи:

• визуальное отображение всей картины по проектам;

• контроль сроков проекта;

• контроль бюджета проекта.  

Итоговая отчетность

На базе описанных выше объектов можно оперативно собрать пакет документов для итоговой отчетности инвестору:

• Распоряжение;

• Соглашение о рабочей группе заказчика;

• Матрица зон ответственности;

• Сводный реестр участников закупки;

• Результат первичной верификации участников закупки;

• Результат оценки заявок участников закупки;

• Лист согласования договора;

• Согласование финансового отчета;

• Утвержденная смета;

• Опись документов по проекту.

• Отчет об использовании средств инвестора

Заключение

Итоги работы по нашему проекту на базе решения 1С:Управление торговлей и взаимоотношениями с клиентами (УТиВСК). могут быть использованы для автоматизации типового процесса деятельности НКО. Инициаторами подобного проекта могут стать:

• Руководство НКО (для повышения эффективности работы сотрудников и снижения рутины)

• Ключевой инвестор (для повышения прозрачности деятельности НКО и оперативного контроля финансовой деятельности)

Наш проект не ограничился автоматизацией организационно-финансовой деятельности, но и закрыл потребность руководства в контроле за множеством проектов, об этом в следующей статье.

Интересно - оставляйте заявку!