Распределение времени по проектам

Компании, которые ведут работу проектами, почти всегда упираются в один и тот же вопрос: сколько времени на самом деле уходит на каждый проект. Ответ собирается вручную — в таблицах, в переписке, «на словах» на планерке. Данные приходят с опозданием, сходятся плохо, и оценить реальную загрузку команды по ним невозможно.

Расширение «Распределение времени по проектам» закрывает этот разрыв: сотрудник отмечает часы там, где он и так бывает каждый день — в приложении «1С:Кабинет сотрудника», — а данные автоматически попадают в 1С:Зарплата и управление персоналом и превращаются в готовый отчет.

Что умеет решение

• Фиксация затраченного времени — сотрудник указывает часы по каждому проекту за рабочий день, в том числе дробные значения.
• Управление проектами и командой — ответственный создает проекты, ведет их статус и состав участников.
• Обмен данными между системами — трудозатраты из 1С:Кабинета сотрудника автоматически загружаются в 1С:ЗУП.
• Отчет «Учет времени по проектам» — сводная картина по сотрудникам, проектам и дням за любой период.

Две роли — два сценария работы

В решении разделены роли Участника проекта (рядовой сотрудник) и Ответственного за проект (руководитель или сотрудник с особыми правами). Учет времени появляется у сотрудника только после того, как ответственный добавит его в список участников — лишние разделы в кабинете у остальных не возникают.

Как это выглядит в работе

1. Сотрудник фиксирует время

Виджет «Учет времени по проектам» находится на главной странице кабинета, рядом с зарплатой, отпуском и документами. Отдельно обучать сотрудника не нужно: он открывает привычный интерфейс и нажимает одну кнопку.

Виджет «Учет времени по проектам» на главной странице 1С:Кабинета сотрудника

В форме учета времени сотрудник выбирает проект из выпадающего списка и указывает количество часов. Значения могут быть дробными — например, 1,5 часа. Сумма часов по проектам не обязана совпадать с продолжительностью рабочего дня: часть времени может уходить на задачи, не привязанные к проектам.

Форма учета времени: выбор проекта и количество часов за рабочий день

Пример. Сегодня сотрудник работал над «Проектом 1» четыре часа, над «Проектом 2» — два. Он вносит эти значения в соответствующие строки и нажимает «Записать».

2. Ответственный ведет проекты

У ответственного в кабинете появляется раздел «Проекты». В нем видны все проекты компании, но редактировать можно только свои. Список фильтруется по признаку «Активен», чтобы не путаться в завершенных проектах.

Раздел «Проекты» в 1С:Кабинете сотрудника у ответственного за проект

Список проектов с отметкой «Активен» и фильтром по активным проектам

В карточке проекта задаются наименование, статус и состав команды. Участников можно добавлять и исключать в любой момент — доступ к учету времени по проекту меняется вместе со списком.

Карточка проекта: наименование, статус «Активен» и список участников

3. Руководитель видит загрузку команды

Вкладка «Занятость в проектах» отвечает на вопрос «кто чем занят прямо сейчас»: сводная таблица показывает сотрудников и количество указанных ими часов. Быстрый поиск выводит картину по конкретному человеку — этого достаточно, чтобы на ходу перераспределить ресурсы.

Вкладка «Занятость в проектах»: загрузка сотрудников и быстрый поиск

4. Данные анализируются в 1С:ЗУП

Трудозатраты из 1С:Кабинета сотрудника автоматически загружаются в 1С:Зарплата и управление персоналом. Там они доступны в отчете «Учет времени по проектам»: часы разворачиваются по сотрудникам и проектам, по дням выбранного периода, с итогами по строкам и колонкам.

Отчет «Учет времени по проектам» в 1С:Зарплата и управление персоналом

Что это дает компании

• Реальная себестоимость проекта. Часы собираются по факту, а не восстанавливаются по памяти в конце месяца.
• Загрузка команды на виду. Видно, кто перегружен, а у кого есть свободный ресурс — без опроса руководителей.
• Нет второй системы учета. Сотрудник работает в уже развернутом 1С:Кабинете сотрудника, отдельный сервис заводить не нужно.
• Данные в одном контуре. Трудозатраты лежат рядом с кадровыми и расчетными данными в 1С:ЗУП и доступны для анализа штатными средствами.

Технические требования

В клиент-серверном варианте профиль безопасности должен разрешать полный доступ к файловой системе сервера, объектам COM, внешним компонентам и модулям, ресурсам интернета, привилегированному режиму, расширению прав доступа и расширению всех модулей.

Установка и поддержка

Расширение подключается штатными средствами 1С, без остановки работы и без изменения типовой конфигурации. Порядок подключения, обновления, отключения и удаления описан в руководстве. После установки функциональность включается флагом «Использовать учет времени по проектам» в настройках подсистемы.

Линия консультаций ООО «АКАМ»: +7 (495) 481-60-08, support@akam.ru, с 9:30 до 18:00 (мск). Клиенты с подпиской получают новые версии расширения по электронной почте.

Документы

• Описание функциональных характеристик (PDF)
• Руководство по установке и эксплуатации (PDF)