Как в 1С отгрузить тысячи тонн за 10 минут

В статье мы расскажем как можно автоматизировать процесс ввода первичной документации.

Давайте представим, вы - специалист по вводу первичной документации в бухгалтерии крупного металлотрейдера.

Ваша основная задача – ежедневно вносить в 1С документы поступления и отгрузки продукции (это документы “Приобретение товаров и услуг”, “ Реализация товаров и услуг”).

Завод, где ваша компания закупает продукцию, прислал документацию - они погрузили 3000 тонн арматуры в 45 железнодорожных грузовых вагонов и отправили их в порт, где их сначала разложат по боксам (в базе 1С:Управление торговлей и взаимоотношениями с клиентами (CRM) - далее 1С:УТиВСК вам надо зарегистрировать это количество под серии), а когда в порт придет корабль покупателя, погрузят на борт и отправят на другой конец света.

 Раньше у вас был Oracle, что намного облегчало жизнь, теперь надо разобрать огромную эксель табличку по отгрузкам, присланную с завода, оформить поступление товара, зарезервировать под серии нужное количество тонн, и вбить в 1С:УТиВСК 45 документов «Реализация товаров и услуг», потому что в учете отгрузка должна отражаться в разрезе по каждому вагону.

И таких отгрузок в день несколько, по разным клиентам.

У вас уже задергался глаз, понимаю. Нехорошо стало и воображаемому главбуху, у которой наверняка не сойдется месяц, и консультанту, который будет с вами выверять все документы долгими вечерами.


 Как сократить человеко-часы специалиста на ввод документов без потери нужных для учета данных?

Как минимизировать количество возможных ошибок, которые допустит специалист?

Созданная нами обработка для ввода первичной документации, способна удовлетворить эти запросы и закрыть их.

Теперь, чтобы отгрузить 3000 тонн, специалист делает следующее:

Шаг 1 . Cоздает файлы загрузки для документов “Приобретение товаров и услуг”, а также “Реализация товаров и услуг” - это просто, по нашим шаблонам.

Шаблон для документов “Приобретение товаров и услуг”

Шаблон для документов “Реализация товаров и услуг”

Шаг 2. Принимает к учету отгруженные на заводе тонны продукции.

2.1 Заходит в 1С,открывает нужный заказ поставщика,по которому нужно принять к учету отгруженные заводом тонны.

2.2 Открывает нашу обработку через команду создать на основании”Поступление товаров услуг (из файла)”

На открывшейся форме создания приобретений заполняет:

• Файл загрузки - выбирает заполненный файл по шаблону с данными по отгрузкам с завода.
• Товар - нужную позицию номенклатуры, для выбора будет доступен список строк товаров из заказа.

Остается выбрать галочкой нужные даты отгрузок и необходимое количество товаров и нажимает “Создать”.

При успешном создании документов появится уведомление “Приобретения создались”.

Система автоматически зарезервирует количество под указанную в загрузочном файле серию, автоматически рассчитается сумма по загруженному количеству и цене из заказа,а также сумма НДС.

Шаг 3. Теперь специалисту нужно оформить отгрузку товаров.

Открывает нужный заказ клиента, проставляет статус “Отгрузить” у нужных номенклатурных позиций.

3.1 Открывает нашу обработку через команду создать на основании”Реализация товаров услуг (из файла)”

Шаг 3.2 в открывшейся форме создания реализаций заполняет следующие поля :

• Файл загрузки - наш заполненный файл по шаблону с данными повагонной ведомости
• Вид Транспорта - выбирает вагоны или машины,в зависимости от вида транспортировки груза
• Товар - выбирает нужную позицию номенклатуры, для выбора будет доступен список отгружаемых товаров из заказа
• Адрес доставки - указывает нужный адрес, для выбора доступен список адресов клиента.

Шаг 3.3 Нажимает кнопку “Заполнить” - сформируется список документов “Реализация товаров и услуг” для создания.

Остается, опять же, только нажать кнопку “Создать”.

Готово, специалист принял к учету и отгрузил тысячи тонн плюс минус за 10 минут.

Количество ошибок при автоматическом создании документов свелось к нулю, а у специалиста появилось больше свободного времени на себя.

Доработка стоила не больше 40 тыс руб. Ее стоимость окупилась сразу же – занятость консультанта 1С на проекте сопровождения сократилась с 45 часов в месяц до 10, и это еще не считая сокращения расходов за сверхурочные главбуху.