Согласование кредитных условий в 1С:СRM

Одна из задач при работе с заказчиками, это контроль кредитного лимита по контрагентам и по отдельным сделкам, а также периодически возникает задача пересмотреть тот или иной кредитный лимит и срок его предоставления.

При изменении кредитных условий требуются:

●     последовательное согласование нескольких участников от разных подразделений;

●     параллельное визирование отделами финансов и маркетинга, как в приведенном примере, или другими подразделениями;

●     необходимо настроить своевременное оповещение всех участников о задачах и статусе заявки.

Краткое описание задачи:

В компании устанавливают кредитные условия на контрагентов в целом и на отдельные сделки с различными сроками и суммами. Задача на согласование возникает у менеджера по продажам, если у него появляется новый контрагент, сделка или требуется изменить условия по ним. Для согласования условий требуется обязательное участие:

●     Непосредственного руководителя менеджера по продажам

●     Менеджера по продукту

●     Руководителя продуктовой дирекции

●     Директора по продажам

Параллельно с этим, на определенном этапе, подключаются задачи на визирование, которое не влияет напрямую на финальное решение, но при этом имеют важное значение  для лиц принимающих решения. Такие задачи ставятся на:

●     отдел маркетинга

●     отдел финансов

По бизнес – процессу финальное решение по заявке может принять только Директор по продажам после согласования всех согласующих, но также он имеет возможность согласовать заявку на любом этапе бизнес-процесса вне зависимости от других согласующих.

Реализация для 1С:CRM на 1С:УТиВСК

            Для решения этой задачи стандартными средствами 1С:CRM необходимо запускать несколько бизнес процессов и контролировать их выполнение. Поэтому для комплексного решения согласования кредитных условий было решено создать документ “Заявка на кредитные условия” со встроенным бизнес-процессом утверждения заявки.

Заявка должна включать всю необходимую для принятия решения информацию.  При создании заявки в нее подтягиваются все необходимые данные из системы. Так из карточки контрагента подтягиваются:

●     Контрагент;

●     Партнер;

●     Вендор;

●     Валюта;

●     Текущий лимит;

●     Текущая отсрочка.

Если заявка создается из коммерческого предложения (из сделки) то подтягивается:

●     Интерес (Сделка);

●     Коммерческое предложение;

●     Текущий лимит;

●     Текущая отсрочка.

Форма заявки закладка Основное

            Для вариантов процесса “Под сделку” и “Под постоянные условия” созданы различные варианты формы и бизнес – процессов, так как различаются входящие данные, количество согласующих и порядок согласования.

            Важной доработкой было включение ленты событий в форму документа. В ней отражаются все изменения, задачи, фиксируется время исполнения, также можно оставлять примечания и обмениваться документами.

            Помимо ленты был подключен сервис “Обсуждения” для быстрого обмена сообщениями между участниками согласования.

            На закладке  Согласования отображаются статусы согласования по всем участникам процесса.

Форма заявки закладка Согласование

Информацию по заявкам можно посмотреть в ленте событий интереса или партнера, а также в списке заявок, где отображены основные параметры и статус заявки.

Форма списка Заявки на кредитные условия

Пример согласования заявки на кредитные условия “Под сделку”:

            Давайте рассмотрим вариант согласования заявки на кредитные условия “Под сделку”. Данный вариант доступен для создания из списка заявок или при создании на основании коммерческого предложения, тогда данные из предложения подтягиваются в заявку. 

Схема бизнес – процесса под сделку

1 Этап. Подготовка заявки

Заявку подготавливает менеджер по продажам, ответственный за сделку. Он заполняет все необходимые данные, прикрепляет документы, оставляет пояснения по заявке, далее отправляет заявку на согласование. При отправке на согласование в бизнес-процессе определяются исполнители этапов, так непосредственный руководитель и руководитель дирекции продаж будут определены на основе автора (ответственного) заявки, а продуктовый менеджер будет определен на основе номенклатуры в коммерческом предложении.

2 Этап.  Согласование продуктового менеджера

             Исполнитель может как одобрить так и отклонить заявку. Но данный этап хоть и является обязательным, но не влияет напрямую на принятие решения, даже при отклоненной заявке, бизнес-процес не заканчивается, а переходит на следующий этап. Но дальнейшие участники согласования могут учесть выбор и комментарии согласующего. Дополнительно, при варианте “отказ” на ответственного по заявке отправляется оповещение.

Также на данном этапе формируется задача на группу маркетинга. Исполнители должны поставить свою визу и могут оставить комментарии.

3 Этап. Согласование непосредственным руководителем (Ответственного за БП)

Данный этап является критичным для дальнейшего продвижения по бизнес процессу. Руководитель ответственного может:

●     Согласовать - процесс уходит на следующий этап

●     Отказать - заявка закрывается со статусом Отказано.

●     Отправить на доработку - заявка отправляется на доработку ответственному менеджеру и после внесения корректировок может быть запущена заново.

4 Этап. Согласование руководителем продуктовой дирекции

Как и Этап 2 данный этап обязателен, но при любом решении исполнителя переходит на следующий этап.

После согласования также формируется задача на группу финансов. Исполнители должны поставить свою визу и могут оставить комментарии.

5 Этап. Утверждение руководителем дирекции продаж

На данном этапе принимается финальное решение по заявке. Руководитель может отказать, согласовать или отправить заявку на доработку.

Как отмечал ранее, у Руководителя дирекции продаж также есть возможность в любое время согласовать заявку.

Настройка этапа 5 Утверждение руководителем дирекции продаж

Этап. Отправлено на доработку

В случае необходимости внести изменения в заявку, согласующие могут направить заявку на доработку. Ответственный по заявке вносит необходимые изменения и отправляет заявку на повторное согласование.

            На всех этапах бизнес - процесса настроены оповещения исполнителям по задачам в системе и по e-mail. Также в случае отказа или утверждения ответственный по заявке получает уведомление.

Оповещение о задаче по заявке на кредитные условия

Результат

При реализации данной задачи получилось учесть специфику бизнеса заказчика и перенести в 1С:CRM бизнес-процесс с учетом всех регламентов. В результате получилось реализовать согласование кредитных условий со множеством участников, различными задачами и необходимыми оповещениями, при этом создав среду для коммуникации и обмена документами в рамках бизнес-процесса.

А что еще можно сделать?

●     Проработать основу для ограничения по выставлению заказов с учетом кредитных лимитов.

●     Дополнить задачи по согласованию - доработать функционал по согласованию задач через почту, дополнив письмо всей необходимой информацией для принятия решения.

●     Подключить модуль по работе с дебиторской задолженностью для рассылок по плановым и просроченным платежам и автоматизации претензионной работы. Подробнее тут https://akam.ru/articles/resheniya-akam/avtomatizatsiya-raboty-s-debitorskoy-zadolzhennostyu-s-1scrm/