Одна из задач при работе с заказчиками, это контроль кредитного лимита по контрагентам и по отдельным сделкам, а также периодически возникает задача пересмотреть тот или иной кредитный лимит и срок его предоставления.
При изменении кредитных условий требуются:
● последовательное согласование нескольких участников от разных подразделений;
● параллельное визирование отделами финансов и маркетинга, как в приведенном примере, или другими подразделениями;
● необходимо настроить своевременное оповещение всех участников о задачах и статусе заявки.
Краткое описание задачи:
В компании устанавливают кредитные условия на контрагентов в целом и на отдельные сделки с различными сроками и суммами. Задача на согласование возникает у менеджера по продажам, если у него появляется новый контрагент, сделка или требуется изменить условия по ним. Для согласования условий требуется обязательное участие:
● Непосредственного руководителя менеджера по продажам
● Менеджера по продукту
● Руководителя продуктовой дирекции
● Директора по продажам
Параллельно с этим, на определенном этапе, подключаются задачи на визирование, которое не влияет напрямую на финальное решение, но при этом имеют важное значение для лиц принимающих решения. Такие задачи ставятся на:
● отдел маркетинга
● отдел финансов
По бизнес – процессу финальное решение по заявке может принять только Директор по продажам после согласования всех согласующих, но также он имеет возможность согласовать заявку на любом этапе бизнес-процесса вне зависимости от других согласующих.
Реализация для 1С:CRM на 1С:УТиВСК
Для решения этой задачи стандартными средствами 1С:CRM необходимо запускать несколько бизнес процессов и контролировать их выполнение. Поэтому для комплексного решения согласования кредитных условий было решено создать документ “Заявка на кредитные условия” со встроенным бизнес-процессом утверждения заявки.
Заявка должна включать всю необходимую для принятия решения информацию. При создании заявки в нее подтягиваются все необходимые данные из системы. Так из карточки контрагента подтягиваются:
● Контрагент;
● Партнер;
● Вендор;
● Валюта;
● Текущий лимит;
● Текущая отсрочка.
Если заявка создается из коммерческого предложения (из сделки) то подтягивается:
● Интерес (Сделка);
● Коммерческое предложение;
● Текущий лимит;
● Текущая отсрочка.
![Форма заявки закладка Основное](/articles/finance-agreement-crm/Finance_agreement_CRM_01.png)
Форма заявки закладка Основное
Для вариантов процесса “Под сделку” и “Под постоянные условия” созданы различные варианты формы и бизнес – процессов, так как различаются входящие данные, количество согласующих и порядок согласования.
Важной доработкой было включение ленты событий в форму документа. В ней отражаются все изменения, задачи, фиксируется время исполнения, также можно оставлять примечания и обмениваться документами.
Помимо ленты был подключен сервис “Обсуждения” для быстрого обмена сообщениями между участниками согласования.
На закладке Согласования отображаются статусы согласования по всем участникам процесса.
![Форма заявки закладка Согласование](/articles/finance-agreement-crm/Finance_agreement_CRM_02.png)
Форма заявки закладка Согласование
Информацию по заявкам можно посмотреть в ленте событий интереса или партнера, а также в списке заявок, где отображены основные параметры и статус заявки.
![Форма списка Заявки на кредитные условия](/articles/finance-agreement-crm/Finance_agreement_CRM_03.png)
Форма списка Заявки на кредитные условия
Пример согласования заявки на кредитные условия “Под сделку”:
Давайте рассмотрим вариант согласования заявки на кредитные условия “Под сделку”. Данный вариант доступен для создания из списка заявок или при создании на основании коммерческого предложения, тогда данные из предложения подтягиваются в заявку.
![Схема бизнес – процесса под сделку](/articles/finance-agreement-crm/Finance_agreement_CRM_04.png)
Схема бизнес – процесса под сделку
1 Этап. Подготовка заявки
Заявку подготавливает менеджер по продажам, ответственный за сделку. Он заполняет все необходимые данные, прикрепляет документы, оставляет пояснения по заявке, далее отправляет заявку на согласование. При отправке на согласование в бизнес-процессе определяются исполнители этапов, так непосредственный руководитель и руководитель дирекции продаж будут определены на основе автора (ответственного) заявки, а продуктовый менеджер будет определен на основе номенклатуры в коммерческом предложении.
2 Этап. Согласование продуктового менеджера
Исполнитель может как одобрить так и отклонить заявку. Но данный этап хоть и является обязательным, но не влияет напрямую на принятие решения, даже при отклоненной заявке, бизнес-процес не заканчивается, а переходит на следующий этап. Но дальнейшие участники согласования могут учесть выбор и комментарии согласующего. Дополнительно, при варианте “отказ” на ответственного по заявке отправляется оповещение.
Также на данном этапе формируется задача на группу маркетинга. Исполнители должны поставить свою визу и могут оставить комментарии.
3 Этап. Согласование непосредственным руководителем (Ответственного за БП)
Данный этап является критичным для дальнейшего продвижения по бизнес процессу. Руководитель ответственного может:
● Согласовать - процесс уходит на следующий этап
● Отказать - заявка закрывается со статусом Отказано.
● Отправить на доработку - заявка отправляется на доработку ответственному менеджеру и после внесения корректировок может быть запущена заново.
4 Этап. Согласование руководителем продуктовой дирекции
Как и Этап 2 данный этап обязателен, но при любом решении исполнителя переходит на следующий этап.
После согласования также формируется задача на группу финансов. Исполнители должны поставить свою визу и могут оставить комментарии.
5 Этап. Утверждение руководителем дирекции продаж
На данном этапе принимается финальное решение по заявке. Руководитель может отказать, согласовать или отправить заявку на доработку.
Как отмечал ранее, у Руководителя дирекции продаж также есть возможность в любое время согласовать заявку.
![Настройка этапа 5 Утверждение руководителем дирекции продаж](/articles/finance-agreement-crm/Finance_agreement_CRM_05.png)
Настройка этапа 5 Утверждение руководителем дирекции продаж
Этап. Отправлено на доработку
В случае необходимости внести изменения в заявку, согласующие могут направить заявку на доработку. Ответственный по заявке вносит необходимые изменения и отправляет заявку на повторное согласование.
На всех этапах бизнес - процесса настроены оповещения исполнителям по задачам в системе и по e-mail. Также в случае отказа или утверждения ответственный по заявке получает уведомление.
![Оповещение о задаче по заявке на кредитные условия](/articles/finance-agreement-crm/Finance_agreement_CRM_06.png)
Оповещение о задаче по заявке на кредитные условия
Результат
При реализации данной задачи получилось учесть специфику бизнеса заказчика и перенести в 1С:CRM бизнес-процесс с учетом всех регламентов. В результате получилось реализовать согласование кредитных условий со множеством участников, различными задачами и необходимыми оповещениями, при этом создав среду для коммуникации и обмена документами в рамках бизнес-процесса.
А что еще можно сделать?
● Проработать основу для ограничения по выставлению заказов с учетом кредитных лимитов.
● Дополнить задачи по согласованию - доработать функционал по согласованию задач через почту, дополнив письмо всей необходимой информацией для принятия решения.
● Подключить модуль по работе с дебиторской задолженностью для рассылок по плановым и просроченным платежам и автоматизации претензионной работы. Подробнее тут https://akam.ru/articles/resheniya-akam/avtomatizatsiya-raboty-s-debitorskoy-zadolzhennostyu-s-1scrm/