Тендерные закупки как отдельный вид искусства (SRM). Или как собрать конструктор “Лот”

Компания Х решила открыть новый офис, для его обустройства было принято решение опубликовать тендер. Руководитель дал задачу сотруднице разобраться с данным процессом.
Главной проблемой на пути к первой публикации тендера стала сборка конструктора “Лот”.
Что такое лот? А если в тендере несколько лотов, как быть с этим? Как согласовать цены с отделом закупок?

Эти и еще примерно сотня вопросов пролетели в голове у нашей бедной сотрудницы.

Постараемся дать понятные ответы на вопросы, которые могут возникнуть при работе с лотами.

• Лот объединяет в себе однотипные товары, либо товары, которые связаны между собой функционально.

• Тендер может включать в себя несколько лотов. Определенного алгоритма, по которому в одной закупке могут быть представлены несколько лотов, НЕТ. На законодательном уровне этот процесс не прописан. Каждый заказчик “придумывает” свой алгоритм, который удовлетворит его потребности.

• Например, заказчику требуется обустроить новый офис. Для этого ему требуется мебель, электрооборудование и декор. Товары между собой не связаны, но заказчику они нужны вместе.

• Однотипные товары заказчик может также опубликовать несколькими лотами. Например, если ему требуется однотипная продукция, но в разные филиалы компании.

• Если тендер опубликован с несколькими лотами, то по каждому из них необходимо будет заключить договор, у каждого лота могут быть свои даты проведения, условия оплаты и разные победители.

Наша героиня приступила к оформлению тендера на обустройство нового офиса. Компании, в которой работает наша героиня, необходимо закупить мебель и электронное оборудование. Заказчиками данных товаров являются разные ответственные. Соответственно необходимо в одном месте согласовать позиции, цены с разными людьми. Как это сделать?

В нашем случае мы используем документ “Смета”. Данный документ был разработан нами на базе функционала 1С для автоматизации подобных задач.

Документ “Смета” - создается на основании Проекта на публикацию тендера. В документе указываются наименования лотов, по которым в дальнейшем необходимо будет заполнить конкретные товарные позиции. По Смете запускается процесс согласования позиций с ответственными лицами.

Создание документа Смета

Наша героиня с помощью документа Смета смогла согласовать позиции, которые необходимо опубликовать в техническом задании тендера.

Далее ей нужно согласовать условия договора, который будет опубликован в документации тендера.

Для этого героиня на основании документа Смета создает документы Лот по каждой строке документа Смета (наименование Лота) - документ, предназначенный для фиксации условий договора с поставщиком. По Лоту запускается процесс согласования договора перед публикацией тендера. Условия, которые будут согласованы в данном документе, и лягут в основу шаблона контракта тендера, который будет опубликован.

В дальнейшем, когда тендерная процедура будет запущена и будут отобраны заявки на участие от поставщиков, по Лоту запускаются процессы верификации поставщика, запроса документов, заключения договора и т. д.

Запуск процессов по Смете

Еще один этап работы пройден и нашей героине удалось согласовать условия работы с поставщиком без огромных цепочек писем.

Но это еще не финиш. Для публикации тендера необходимо рассчитать цены, по которым компании будет наиболее выгодно закупить необходимые товары.

И здесь мы нашли способ помочь нашей героине. Документ Спецификация для расчета цен по позициям, с возможностью создать несколько вариантов спецификаций по Лоту и сравнить варианты между собой.

Документ Спецификация

Данный документ позволит рассчитать НМЦК тендера и в дальнейшем, когда тендер будет опубликован и поступят заявки на участия от поставщиков, с легкость можно будет сравнить цены по разным заявкам и выбрать наиболее лучший вариант.

Подведем итоги:

Все это реализовано в одной системе с возможностью проверить, кто конкретно был ответственным за выполнение каждой задачи.

И наша героиня без особых проблем смогла опубликовать свой первый тендер.
Будем надеяться, что поступят заявки на участие только от добросовестных поставщиков.