1С:CRM для РХТУ

Проект внедрения 1С:CRM в "Российский химико-технологический университет имени Д.И. Менделеева" (РХТУ)

Внедрение любого IT-продукта подразумевает определенный уровень знаний разработчика программы в предметной области, для которой разрабатывается продукт. При этом существуют универсальные программные решения которые могут использоваться в различных областях, так как задачи с которыми сталкиваются пользователи часто похожи. Один из примеров таких задач это коммуникации с заказчиками, партнерами, отраслевыми и научными группами. Для решения этих задач и был создан инструмент 1С:CRM.  

В статье мы хотим  рассказать о проекте  успешного внедрения решения 1С:СRM в Российском химико-технологическом университете им. Д.И. Менделеева (Далее РХТУ).

Перед РХТУ всегда стояла задача по автоматизации своих бизнес - процессов, управления коммуникациями в научном сообществе, с прессой и студентами, но до определенного времени эти задачи решались не централизовано и не всегда современными средствами. В 2022 году Правительство РФ приступило к реализации программы “Приоритет 2030” целью которой является раскрытие потенциалов вузов. В рамках этой программы для РХТУ, как научно-исследовательского центра в области химической технологии, было выделено более  400 млн. рублей. Сам ВУЗ поставил себе цель в получении финансирования в  рамках программы 1 млрд. р. в 2023 году, но для достижения этих целей уже текущей ИТ инфраструктуры было недостаточно.

План РХТУ по финансированию по программе Приоритет 2030 в 2023 году

Участие вуза в программе “Приоритет 2030” выявило трудности, которые не получалось решать в рамках привычной  коммуникации с различными аудиториями. Учитывая стоявшие перед вузом цели, дальнейшее стратегическое развитие подразумевало развитие молодежной, информационной политики, программы “непрерывного обучения”, коммуникаций в рамках стратегических инициатив. Поэтому возникла  необходимость создания единого автоматизированного сервиса для коммуникации с партнерами, студентами и другими целевыми группами. Программное обеспечение должно: 

●     Достоверно разделять партнеров по целевым группам;

●     Проводить массовые коммуникации, опросы;

●     Собирать обратную связь; 

●     Необходимо было стандартизировать процессы коммуникации с партнерами,

●     обеспечить исполнительный контроль по задачам и конфиденциальность информации.

Структура подразделений вуза

Первоочередной задачей,  которую смогло решить CRM - это создание единой централизованной базы технологических партнеров, научных групп, клиентов и абитуриентов, при этом обеспечив открытость коммуникаций для руководства и в то же время сохранив конфиденциальность информации, в рамках зон ответственности исполнителей.

Форма списка партнеров

Ранее бизнес-процессы не были строго регламентированы, записи велись в лучшем случае в Excel  или записных книжках. Необходимо было перенести бизнес-процессы в CRM и  оптимизировать их по времени за счет выстраивания структуры, планирования и уменьшения информационных разрывов между этапами. 

Решение этих задач это многоэтапный этапный проект внутренней административной и ИТ трансформации, поэтому для старта был определен MVP. При его внедрении можно было протестировать процессы на локальной группе пользователей. В ходе реализации MVP была проведена первичная настройка 1С:CRM, в том  числе настроены профили пользователей и модель разграничения прав доступа к информации о партнерах, импортированы контакты тестовой группы пользователей и прочее. 

Форма карточки партнера

Для проекта MVP  был создан упрощенный сценарий для работы и фиксации взаимодействий.

Упрощенный сценарий работы с партнерами

Также был создан удаленный доступ за счет использования web-клиента. После завершения работ было проведено обучение сотрудников, и система была передана заказчику.

Итоги проекта 1С:CRM 

Реализованный проект позволил автоматизировать бизнес-процессы коммуникации, объединить контактные данные партнеров из различных подразделений и предоставить актуальную  информацию о ходе проектов руководству.  

Дальнейшее развитие проекта подразумевает расширение функционала, подключения новых подразделений, интеграцию в единую IT среду университета.

Отдельно хотел бы отметить значимость такого инструмента как 1С:CRM для решения задач в рамках проекта “Приоритет 2030” где он может быть особо полезен для реализации задач:

●     молодежной политики;

●     научной коммуникации;

●     организации мероприятий;

●     работы с абитуриентами;

Решение 1С:CRM – это современный, гибкий, динамично обновляющийся, многофункциональный продукт. Он полностью отвечает амбициозности запланированных задач и способен  подстраиваться  под любую среду  и требования заказчика.