Процесс работы с долгами: как можно контролировать и ускорить сбор долгов

Автоматизация работы с задолженностью на базе решения 1С:CRM

CRM - это не только процесс продажи. Неотъемлемой частью работы с клиентом является работа с долгами партнеров. 

При этом возникает ряд задач: 

• контролировать процесс работы с задолженностью,

• вести претензионные работы с недисциплинированными партнерами, 

• хранить документы по делу в одном месте,

• повысить эффективность работы сотрудников,

• своевременно получать информацию об изменениях в судебном деле. 

Для комплексного выполнения вышеперечисленных задач необходимо задействовать сотрудников из разных отделов: коммерческий, юридический, финансовый и тд. Но как же можно устранить проблему коммуникации между ними? Как эффективно организовать совместную работу без больших потерь времени?

Мы подумали над проблемой и нашли способ ее решить. Наш модуль по работе с задолженностью обладает следующей функциональностью:

• Рассылка писем партнерам о планируемых и просроченных платежах.

• Постановка поручений в системе ответственным сотрудникам по  плановым и просроченным платежам партнеров.

• Запуск процессов по работе с дебиторской задолженностью. 

• Печать претензии с автоматическим расчетом пеней по долгу.

• Автоматическая привязка писем с сервиса GuardArbitr к Интересу.

В целом мы разделили процесс работы с задолженностью на два основных блока:

1. информирование партнеров об оплате,

2. подключение человека к разбору проблемы.

Информирование

Настройте уведомления партнерам на почту о плановых и просроченных платежах. Вы можете настроить несколько вариантов уведомлений, например:

• по плановым платежам - за 5 рабочих дней до оплаты и в день оплаты;

• по просроченным платежам - на 1, 3, 10 день с планируемой даты оплаты. 

Настройте разные правила информирования: 

• под юридические лица вашей компании, 

• под разные сегменты клиентов,

• в целом можно информировать только при достижении определенной суммы долга. 

Письмо уведомление

В случае необходимости на этапе информирования можно настроить выдачу Задачи (например, на обзвон) на N-ый день просроченного платежа. 

Бизнес процесс, задача информирования

Подключение человека

Здесь мы используем основной функционал решения 1С:CRM 3 - ведение Интереса по этапам продажи. Как правило, на практике Интересы используется не только для автоматизации продаж, но и для иных внутренних или внешних процессов. 

Перед запуском модуля в работу вам необходимо настроить ваш процесс по работе с долгами. Здесь могут быть разные варианты процессов:

• сначала с долгами работает менеджер - попытка добиться договоренностей, отправка претензии, далее дело передается на аутсорс юристам для судебного разбирательства, 

• если есть юридический отдел, то дело может передаваться именно им. 

Поэтому для правильной работы необходимо выделить имеющиеся у вас этапы для Интереса по ведению претензионной работы..

Воронка KANBAN по работе с задолженностью

Теперь вы можете настроить различные правила для создания Интересов - здесь логика такая же, как и для информирования. 

Таким образом:

• На каждый долг создается свое «дело».

• Сотрудник каждое дело прорабатывает поэтапно от Претензии до взыскания задолженности.

• Вы всегда можете увидеть актуальную информацию по запущенным делам.

При ведении таких «дел» важно: 

• видеть всю хронологию событий,

• хранить всю документацию, в рамках процесса, 

• не забыть, какие документы необходимы для суда и про предстоящие события, так как контроль сроков тут как никогда следует соблюдать. 

В модуле мы доработали типовое прикрепление документов к Взаимодействиям и самому Интересу. 

Рассмотрим работу с Взаимодействием, типовой функционал CRM позволяет добавлять к ним чек-листы, что решает проблему постановки сложных задач. Теперь мы можем их дробить на простые задачи. А для простых задач мы добавили обязательное прикрепление файлов, что позволит сотруднику не забыть его прикрепить.  

Чек листы во взаимодействии

Таким образом, сотрудник прикрепляет определенный пул файлов или ссылок на них во взаимодействие и такая же возможность есть в самом Интересе. 

Работа с файлами

Итоговый список документов содержится во вкладке Документы, что позволит вам довольно быстро найти необходимый файл. 

Поиск и список документов

Для каждого этапа процесса вы можете настроить печатные формы для быстрого формирования документов по шаблонам. Для каждого этапа CRM позволяет настраивать состав нужных печатных форм. Мы пока добавили в функционал модуля печатную форму Претензии с расчетом суммы начисленных пеней. 

Печать претензии

Далее при заведении судебного дела:

• информацию о нем просматривают на ресурсе kad.arbitr,

• на дело можно подписаться и получать уведомления.

Для удобства мы дополнили Интерес новой вкладкой, куда можно добавить ссылку на судебное дело и просматривать информацию из Интереса.

Доступ к КАД.Арбитр

Подпишитесь на дело с общей почты на сайте и добавьте номер судебного дела в интерес. Система автоматически привяжет письма с ресурса к интересу по номеру дела, а ссылки на письма отобразятся в ленте Интереса. Это дополнит хронологию событий по делу. 

Для контроля текущих разбирательств можно настроить типовые отчеты блока CRM. 

Отчет: Дела по стадиям

Отчет: Дела по стадиям диаграмма