Автоматизация закупок на базе 1C:CRM

В этом материале – наш проектный опыт, обобщенный по результатам внедрений в разных компаниях. Мы собрали типовые сценарии, узкие места и работающие решения, которые позволяют выстроить прозрачный процесс от потребности до поставки. На примере 1C:CRM покажем, как связать заявки, торги и управление поставщиками в единый цикл без разрывов и дублирования ручной работы.

Инициация

Любая закупка инициируется либо для последующей реализации (продажи), либо для обеспечения собственных нужд подразделений. Отдел закупок должен четко понимать горизонт планирования и ожидания заказчиков. Ситуация, когда инициатор забывает вовремя подать заявку и приходит с требованием «все нужно еще вчера», недопустима. Это создает хаос в работе и не позволяет провести качественную конкурентную процедуру. Для решения этой проблемы важно перенести контроль на более ранние стадии.

Сразу на этапе расчета необходимо зафиксировать потребность в программе для закупок и понять, как мы ее будем приобретать. Для этого мы доработали документ «Расчет цен», входящий в модуль АКАМ:ТОРГИ. Теперь в момент расчета цены автоматически:

• определяем, заключен ли уже договор единичных расценок на нужные товары или потребуется тендер;
• фиксируем планируемую цену закупки и моментально видим маржинальность будущей сделки, если расчет производится для последующего исполнения доходного договора.

Расчет цены закупки в документе «Расчет цен» модуля АКАМ:ТОРГИ

Далее разберем процесс на примере инициации торгов в 1С для исполнения сделки с клиентом и проведения конкурентной процедуры.

Когда отдел продаж переходит к финальному этапу заключения сделки – согласованию договора, – данные о потребности в товаре уже автоматически отображаются в отчете для отдела закупок.

Отчет по закупочной деятельности: потребность из согласованной сделки

Дальнейшее развитие событий происходит по одному из двух сценариев:

• Ручная инициация – инициатор создает заявку на закупку, запуская тем самым старт процесса. Этот вариант подходит для ситуаций, где требуется дополнительная проверка или согласование перед стартом.
• Автоматическая инициация – при наступлении определенных условий программа для закупок самостоятельно формирует заявку. Это сокращает время реакции и исключает задержки, связанные с забывчивостью людей.

Заявка на закупку

После того как заявка создана, она поступает в работу менеджера по закупкам в виде отдельного документа с четкой статусной моделью. Это позволяет контролировать прогресс: закупщик и инициатор видят, на каком этапе находится каждая заявка.

В первую очередь при подготовке к процедуре необходимо определить форму и способ в соответствии с корпоративным регламентом (конкурс, запрос котировок, закупка у единственного поставщика и т.д.). Далее требуется сформировать техническое задание.

Карточка закупки: форма, способ и этапность процедуры

Определение НМЦ

Следующий критически важный шаг – определение и обоснование начальной максимальной цены договора (НМЦ). Это «база» для проведения любой конкурентной процедуры, и здесь недопустимы ошибки: цена должна быть реалистичной, рыночной и при этом экономически обоснованной.

Подробно данный процесс разобран в статье «НМЦ закупки: автоматизация, прозрачность и контроль».

Конкурсная документация

Завершающий этап подготовки к проведению конкурса – формирование пакета конкурсной документации:

• извещение;
• документация с инструкциями для участников;
• проект договора (с заполненными условиями, кроме данных контрагента).

После подготовки документов их необходимо согласовать. Чтобы не множить копии файлов и не терять версии, рекомендуем настроить бесшовную интеграцию с системой документооборота (например, 1С:Документооборот). В этом случае согласование запускается прямо из интерфейса карточки закупки, а все документы и история утверждения хранятся централизованно.

Согласование конкурсной документации из карточки закупки

Публикация

Когда конкурсная документация полностью согласована, наступает этап публикации. Организатор размещает итоговый пакет документов на электронной торговой площадке (ЭТП), после чего начинается стандартный цикл конкурентных процедур: аккредитация и подача заявок в установленные сроки.

Публикация – это не просто техническое действие, важно зафиксировать ключевые контрольные даты:

• дата и время окончания подачи заявок;
• дата открытия доступа к заявкам;
• дата рассмотрения заявок;
• дата подведения итогов.

Это нужно для прозрачности и прогнозируемости процесса проведения торгов в 1С. Инициатор должен понимать, когда поступит товар.

Как правило, по каждому этапу процедуры можно определить нормативные сроки. В системе реализован следующий механизм: первоначально фиксируются плановые даты (исходя из регламентных сроков), а по мере прохождения этапов проставляются фактические даты с автоматическим пересчетом ожидаемых дат завершения следующих этапов. Такой план-график позволяет своевременно корректировать ожидания инициатора относительно его сроков исполнения.

Кроме того, наступление каждой контрольной даты служит триггером для автоматических уведомлений – система управления закупками напомнит ответственному сотруднику о необходимости совершить действие, что минимизирует риск срыва сроков по причине человеческого фактора.

План-график закупки: плановые, расчетные и фактические даты этапов

Подведение итогов и заключение договора

В назначенный день рассмотрения заявок комиссия приступает к анализу поступивших предложений. В зависимости от условий процедуры на этом этапе может быть проведена переторжка (повторное предложение с улучшенными условиями) либо комиссия сразу переходит к финальной оценке. Оценка осуществляется по утвержденным критериям – цена, качество, сроки поставки и другие значимые для заказчика показатели. На основе сопоставления предложений формируется итоговый протокол с решением о победителе и его обоснованием.

После подведения итогов менеджер фиксирует результаты в системе: прикрепляет итоговые документы в карточку закупки, указывает победителя и согласованные цены. На этом его роль в цикле завершается – документ передается в работу договорного отдела.

Подведение итогов: победитель, итоговый протокол и согласованные цены

Сотрудник договорного отдела, получив карточку закупки в системе, сразу видит всю необходимую информацию: данные о победителе, условиях поставки и сроках. Теперь ему предстоит:

• запросить у контрагента недостающие документы;
• заполнить проект договора;
• провести согласование и подписание договора.

Подробно методологию работы с договорами мы разбирали в отдельной статье: «Жизненный цикл договоров в 1С».

После подписания договора система автоматически создает необходимые объекты учетного решения 1С: график оплаты, банковские счета контрагента, сам договор контрагента. Эти данные используются при отгрузке типовыми средствами 1С, что исключает двойной ввод и гарантирует целостность учета в ERP.

Что осталось за рамками статьи

Мы прошли по сквозному маршруту «от продажи до закупки» на примере конкурса. Даже в таком обзорном описании видно, насколько важна синхронизация между всеми отделами компании.

За рамками статьи осталось множество деталей, без которых система управления поставщиками была бы неполной:

• заключение договоров единичных расценок с поставщиками с фиксацией цен и автоматической отгрузкой по мере возникновения потребности;
• фиксация и контроль лимитных договоров – отслеживание фактических и расчетных остатков в реальном времени;
• инициация закупки для собственных нужд с предварительным расчетом и согласованием;
• ведение реестра поставщиков с историей всех взаимодействий и внутренним рейтингом, построенным на базе анкетирования сотрудников по итогам работы с контрагентом (SRM-система).

Эти механизмы, выстроенные на базе 1C:CRM, превращают разрозненные действия в единый, прозрачный и управляемый процесс. Если вы узнали в этом описании свои бизнес-процессы и хотите выстроить или доработать программу у себя – давайте обсудим, как это можно реализовать именно в вашей компании. Оставляйте заявку, и наши специалисты свяжутся с вами.

Больше кейсов и решений по автоматизации вы найдете в разделе «Блог».