
Автоматизация сквозных процессов АО "Трейдомед инвест" с помощью решения "1С:Управление торговлей и взаимоотношениями с клиентами"

Специфика
8 внедрённых подсистем отдельных решений 1C
Не допустили отклонение от бюджета
- Создать единую информационную систему (далее ЕИС) для всех отделов АО “Трейдомед Инвест”.
- Исключить работу сотрудников во внешних системах. Весь документооборот с клиентами, а также все взаимодействия по сделкам должны быть отражены в ЕИС.
- Сократить объем ручного труда до нуля по тем процессам, которые могут быть автоматизированы.
- Создать единое файловое хранилище по сделкам для сокращения времени на поиск сканов документов и файлов как внутри ЕИС, так и с помощью проводника Windows;
- Создать единый сквозной процесс (pipeline)
- Увеличить свободное время менеджеров отдела продаж, которое они смогут потратить на поиск новых клиентов и дополнительные продажи;
- Увеличить свободное время менеджеров клиентского отдела, что позволит тому же числу сотрудников сопровождать большее количество сделок;
- Исключить двойной ввод информации;
- Снять общий негативный эмоциональный фона сотрудников всех отделов от отсутствия ЕИС (например: потеря информации при ее передаче между отделами, отсутствие контроля при выполнении рутинных операций);
- Встроить внутренние процедуры и регламенты компании, что даст эффект бесшовности при работе отделов и позволит фиксировать данные внутри ЕИС без глобального переучивания сотрудников и изменения существующих процессов компании;
- Создать систему, позволяющую анализировать и контролировать работу сотрудников по отделам (в том числе ставить и контролировать выполнение планов).
Описание
Деятельность АО “Трейдомед Инвест” ведет свой отсчет с 1992 года. Уже более 27 лет компания поставляет медицинское оборудование и комплектующие своим клиентам по всей России, а также в страны СНГ. Вот что компания считает важным и выделяет в своей работе:
Ценности:
АО "Трейдомед Инвест" занимается благородным делом – оснащением медицинских учреждений техникой последнего поколения. Для работы компания привлекает лучших специалистов. АО "Трейдомед Инвест" строит организацию изнутри, способствуя развитию и совершенствованию сотрудников. Руководство компании убеждено, что их сотрудники, партнеры и клиенты – самое важное в деятельности компании.
Клиенты
- Клиенты всегда в центре внимания
- АО "Трейдомед Инвест" честны по отношению к клиентам
- АО "Трейдомед Инвест" работает, соблюдая законы рынка
Сотрудники
- Сотрудники – это основной актив компании
- Руководство компании ценит и уважает своих коллег
- У компании есть уверенность в больших возможностях друг друга
- Руководство компании считает, что люди работают лучше, когда им оказывается максимальное доверие
- АО "Трейдомед Инвест" постоянно развивается
Успех и победа
- У компании нет конкурентов. Есть только они и клиенты
- Основной показатель успеха – удовлетворенность клиентов и рост доходов компании
Профессионализм
- Каждый из сотрудников АО "Трейдомед Инвест" профессионал в своей зоне ответственности
- Каждый стремится к высоким результатам
- Руководство компании сосредоточило ресурсы для достижения профессиональных результатов
Ответственность
- Каждый из сотрудников принимает личное участие в улучшении результатов и достижении эффективности
- Каждый работник несет личную ответственность за успех компании
- Каждый работник несет ответственность не только за свои обязанности и работу, но и за поддержание репутации компании
Ранее в компании был налажен и выстроен оперативный и управленческий учет. Но учет по работе с клиентами и учет сделок велся “на коленках” (во внешних файлах Excel и блокнотах). Отсутствовала возможность связать действия сотрудников внутри системы в сквозной процесс.
Для решения задач был приобретен модуль CRM версии 2.0 и встроен в решение “Управление торговлей, редакция 11.2”. Первая попытка автоматизации процессов провалилась. Причины:
- Было принято политическое решение использовать исключительно типовые функции модуля CRM без доработок (использовать типовую систему без учета специфики компании просто невозможно).
- Старый функционал CRM (версии 2.0) не удовлетворял запросам сотрудников и ключевых лиц компании и не решал поставленные задачи. Любая автоматизация требовала дорогостоящих доработок (так как требовала разработку с нуля).
- Использование карт маршрутов для выстраивания сквозных процессов только усугубляло бюрократию и увеличивало время обработки каждой сделки.
Что мы сделали
- Единая база клиентов. Ушли от «блокнотов» и файлов в CRM.
- Полностью сквозной процесс продажи. От принятия обращения и до оценки качества работы. Было 1600, стало >1800 сделок/год.
- Процессы внутреннего документооборота, в т.ч. обмен с 1С: Бухгалтерия.
- Интегрированы: стационарная и мобильная телефонии, UniSender, WhatsApp, Facebook, Instagram. Сайт в процессе.
- Отчетность по работе сотрудников. Было 400, стало > 1500 взаимодействий/сотрудник ОП в год.
- Создана достоверная финансовая отчетность.
- Перенесены с «бумаги» в 1С многие внутренние бизнес-процессы предприятия.
Результат
Основными результатами проекта являются:
- Создана ЕИС (единый список клиентов, единый список сделок (обычные, тендерные, сервисные), все взаимодействия с клиентами внутри ЕИС, общие и личные календари, все задачи в базе (по внутренним и внешним процессам), финансовые и управленческие отчеты из базы) и как следствие снижение общего негативного фона от отсутствия ЕИС;
- Создан сквозной pipeline процесс, который охватывает этапы от фиксации обращения до подписания финансовых документов по сделкам и объединяет 3 сценария работы:
- сценарий отдела продаж;
- сценарий клиентского отдела;
- сценарий тендерного отдела;
- Внедрены и автоматизированы вспомогательные процессы:
- согласование договоров;
- согласование коммерческих предложений;
- сборка товаров под заказ клиента;
- выполнение монтажных работ (выполнение выезда к клиенту инженера сервисного отдела);
- сбор документов по сделке;
- привлечение менеджеров по продукту к работе со сделками;
- выписка, получение, возврат запасных частей инженерами со склада и учёт «мобильных» складов;
- создание макета рекламной продукции.
- Внедрен документооборот по сделкам (договора, отчетные документы и дополнительные файлы) внутри системы УТиВСК;
- Расширена карточка сделки для привлечения сторонних исполнителей и дополнительного персонала к процессу продажи (менеджеры по продукту, клиентский отдел, тендерный отдел, секретариат, руководители всех подразделений компании);
- Настроен учет и контроль исполнения поручений;
- Разработан процесс по работе с долей в клиентах, который позволит увеличить объем продаж по существующим клиентам (сюда же входит учет “Оборудование клиентов” как нашего, так и чужого);
- Сокращено время на формирование печатных форм договоров за счет автоматизации процесса их заполнения с получаса до 3-х минут;
- Создан и настроен единый календарь работы сотрудников (для внутреннего и внешнего использования);
- Настроены блоки отчетов для анализа деятельности компании (контроль руководителей за работой сотрудников по взаимодействию с клиентами, финансовые показатели (в том числе себестоимость продаж), анализ клиентов, анализ обращений, воронки продаж с причинами отказов, анализ эффективности сделок, анализ эффективности маркетинговых мероприятий и многое другое);
- Настроена автоматическая рассылка отчетов для руководства (по основным показателям работы компании);
- Сделана интеграция с АТС Asterisk (получение сводной отчетности по фактическим звонкам);
- Создан дашборд для руководства с целью быстрого анализа сервисной деятельности компании в удобном и наглядном виде;
- Сделана интеграция с мессенджерами для рассылок и автоматической фиксации источников обращения: WhatsApp, Facebook, Instagram;
- Настроена массовая рассылка клиентам компании информационных материалов и приглашений на маркетинговые мероприятия с помощью Whatsapp;
- Сокращено количества сторонних файлов, используемых для повседневной работы;
- Автоматизирован складской учет по контролю наличия товаров у сотрудников, выполняющих ремонтные работы на выезде.
Отзыв клиента

Мы выбрали реализацию портала на базе «1С:Предприятие.Элемент» после демонстрации своих наработок компанией АКАМ — нашим партнером по внедрению «1С». За З месяца команда АКАМ справилась с задачей и реализовала не только все наши обязательные требования к порталу (перевести все функции используемого на тот момент мобильного приложения), но и предложила больше, а именно:
- возможность создавать и отрабатывать задачи и взаимодействия менеджерами\инженерами на выезде через портал продавца;
- онлайн интеграция объектов портала продавца и нашей системы «1С»;
- возможность в режиме онлайн актуализировать карточку партнера;
- возможность совершать звонки из карточки партнера и контактного лица;
- возможность просматривать документы «Интерес», «Коммерческое предложение»;
- возможность скачать печатную форму коммерческого предложения в двух форматах (pdf, word);
- возможность прикреплять необходимые отчеты, данные и файлы в справочник оборудования клиента;
- возможность выполнять некоторые задачи в рамках используемых в компании бизнес-процессов;
- другие функции.
Отзыв клиента

Для внедрения программного продукта был выбран не классический метод ведения проектов (т.е. без типовых этапов проекта, таких как: предпроектное обследование, реализация функционала, опытно-промышленная эксплуатация и промышленная эксплуатация), а метод пошаговой разработки функционала в рамках сопровождения.
Основными результатами проекта являются:
- Создание ЕИС (единый список клиентов, единый список сделок (обычные, тендерные, сервисные), взаимодействия с клиентами внутри ЕИС, общие и личные календари, все задачи базе (по внутренним и внешним процессам), финансовые и управленческие отчёты из базы);
- Создание сквозного pipeline процесса, который охватывает этапы от фиксации обращения до подписания финансовых документов по сделкам (автоматизированы порядка 5-ти процессов и 3-х Сценариев работы, которые охватили все процессы работы компании);
- Внедрение документооборота компании по сделкам (договора, отчетные документы и дополнительные файлы) внутри системы УТиВСК;
- Расширение карточки сделки для привлечения сторонних исполнителей и дополнительного персонала к процессу продажи (продакт-менеджеры, клиентский отдел, секретариат, руководители всех подразделений компании);
- Разработан процесс по работе с долей в клиентах, который позволит увеличить объем продаж по существующим клиентам (сюда же входит ведение справочника ”Оборудование клиентов» как нашего, так и чужого;
- Сокращено время на формирование печатных форм договоров за счет автоматизации процесса их заполнения с получаса до 3-х минут;
- Создан и нестроен единый календарь работы сотрудников (для внутреннего и внешнего использования);
- Настроены блоки отчетов для анализа деятельности компании (контроль руководителей за работой сотрудников, финансовые показатели (в том числе себестоимость продаж), анализ клиентов, анализ обращений воронки продаж с причинами отказов, анализ эффективности сделок и многое другое);
- Настроена автоматическая рассылка отчетов для руководства (по основным показателям работы компании);
- Интеграция с телефонией;
- Создание Дашборда для руководства с целью быстрого анализа деятельности компании в удобном и наглядном виде;
- Интеграция со сторонними мессенджерами для рассылок и автоматической фиксации источников обращения: WhatsApp, FaceBook, lnstagram;
- Сокращение количества сторонних файлов, используемых для повседневной работы.