Кейс по внедрению АКАМ:Кабинет партнёра для Трейдомед Инвест

Размер шрифта

Цвет фона и шрифта

Изображения

Озвучивание текста

Обычная версия сайта

Разработка
B2B-кабинетов

+7-495-481-60-08
Москва, Дмитровское шоссе, д. 9, стр. 2, этаж 4, офис 458
sale@akam.ru
Пн. – Пт.: с 9:30 до 18:00

Заказчик

Компания АО "Трейдомед Инвест" занимается оснащением медицинских учреждений техникой, последнего поколения. Для работы в компании мы привлекаем лучших специалистов. Мы строим организацию изнутри, способствуя развитию и совершенствованию сотрудников.

Решение

АКАМ:Портал, редакция Кабинет партнера

Посмотреть решение →

Кол-во рабочих мест

Отрасли

Поставщики оборудования и техники

Сроки выполнения: Декабрь 2019 - Декабрь 2020

Трудозатраты по проекту: 1 542 чел.-час.

Специфика

1 внедрённое решение 1C

8 внедрённых подсистем отдельных решений 1C

40 автоматизированных рабочих мест

Уложились в сроки

Не допустили отклонение от бюджета

Задачи проекта:

Создать единую информационную систему (далее ЕИС) для всех отделов АО “Трейдомед Инвест”.
Исключить работу сотрудников во внешних системах. Весь документооборот с клиентами, а также все взаимодействия по сделкам должны быть отражены в ЕИС.
Сократить объем ручного труда до нуля по тем процессам, которые могут быть автоматизированы.
Создать единое файловое хранилище по сделкам для сокращения времени на поиск сканов документов и файлов как внутри ЕИС, так и с помощью проводника Windows;
Создать единый сквозной процесс (pipeline)
Увеличить свободное время менеджеров отдела продаж, которое они смогут потратить на поиск новых клиентов и дополнительные продажи;
Увеличить свободное время менеджеров клиентского отдела, что позволит тому же числу сотрудников сопровождать большее количество сделок;
Исключить двойной ввод информации;
Снять общий негативный эмоциональный фона сотрудников всех отделов от отсутствия ЕИС (например: потеря информации при ее передаче между отделами, отсутствие контроля при выполнении рутинных операций);
Встроить внутренние процедуры и регламенты компании, что даст эффект бесшовности при работе отделов и позволит фиксировать данные внутри ЕИС без глобального переучивания сотрудников и изменения существующих процессов компании;
Создать систему, позволяющую анализировать и контролировать работу сотрудников по отделам (в том числе ставить и контролировать выполнение планов).

Описание

Деятельность АО “Трейдомед Инвест” ведет свой отсчет с 1992 года. Уже более 27 лет компания поставляет медицинское оборудование и комплектующие своим клиентам по всей России, а также в страны СНГ. Вот что компания считает важным и выделяет в своей работе:

Ценности:

АО "Трейдомед Инвест" занимается благородным делом – оснащением медицинских учреждений техникой последнего поколения. Для работы компания привлекает лучших специалистов. АО "Трейдомед Инвест" строит организацию изнутри, способствуя развитию и совершенствованию сотрудников. Руководство компании убеждено, что их сотрудники, партнеры и клиенты – самое важное в деятельности компании.

Клиенты

Клиенты всегда в центре внимания
АО "Трейдомед Инвест" честны по отношению к клиентам
АО "Трейдомед Инвест" работает, соблюдая законы рынка

Сотрудники

Сотрудники – это основной актив компании
Руководство компании ценит и уважает своих коллег
У компании есть уверенность в больших возможностях друг друга
Руководство компании считает, что люди работают лучше, когда им оказывается максимальное доверие
АО "Трейдомед Инвест" постоянно развивается

Успех и победа

У компании нет конкурентов. Есть только они и клиенты
Основной показатель успеха – удовлетворенность клиентов и рост доходов компании

Профессионализм

Каждый из сотрудников АО "Трейдомед Инвест" профессионал в своей зоне ответственности
Каждый стремится к высоким результатам
Руководство компании сосредоточило ресурсы для достижения профессиональных результатов

Ответственность

Каждый из сотрудников принимает личное участие в улучшении результатов и достижении эффективности
Каждый работник несет личную ответственность за успех компании
Каждый работник несет ответственность не только за свои обязанности и работу, но и за поддержание репутации компании

Ранее в компании был налажен и выстроен оперативный и управленческий учет. Но учет по работе с клиентами и учет сделок велся “на коленках” (во внешних файлах Excel и блокнотах). Отсутствовала возможность связать действия сотрудников внутри системы в сквозной процесс.

Для решения задач был приобретен модуль CRM версии 2.0 и встроен в решение “Управление торговлей, редакция 11.2”. Первая попытка автоматизации процессов провалилась. Причины:

Было принято политическое решение использовать исключительно типовые функции модуля CRM без доработок (использовать типовую систему без учета специфики компании просто невозможно).
Старый функционал CRM (версии 2.0) не удовлетворял запросам сотрудников и ключевых лиц компании и не решал поставленные задачи. Любая автоматизация требовала дорогостоящих доработок (так как требовала разработку с нуля).
Использование карт маршрутов для выстраивания сквозных процессов только усугубляло бюрократию и увеличивало время обработки каждой сделки.

Что мы сделали

Единая база клиентов. Ушли от «блокнотов» и файлов в CRM.
Полностью сквозной процесс продажи. От принятия обращения и до оценки качества работы. Было 1600, стало >1800 сделок/год.
Процессы внутреннего документооборота, в т.ч. обмен с 1С: Бухгалтерия.
Интегрированы: стационарная и мобильная телефонии, UniSender, WhatsApp, Facebook, Instagram. Сайт в процессе.
Отчетность по работе сотрудников. Было 400, стало > 1500 взаимодействий/сотрудник ОП в год.
Создана достоверная финансовая отчетность.
Перенесены с «бумаги» в 1С многие внутренние бизнес-процессы предприятия.

Результат

Основными результатами проекта являются:

Создана ЕИС (единый список клиентов, единый список сделок (обычные, тендерные, сервисные), все взаимодействия с клиентами внутри ЕИС, общие и личные календари, все задачи в базе (по внутренним и внешним процессам), финансовые и управленческие отчеты из базы) и как следствие снижение общего негативного фона от отсутствия ЕИС;
Создан сквозной pipeline процесс, который охватывает этапы от фиксации обращения до подписания финансовых документов по сделкам и объединяет 3 сценария работы:

сценарий отдела продаж;
сценарий клиентского отдела;
сценарий тендерного отдела;

Внедрены и автоматизированы вспомогательные процессы:

согласование договоров;
согласование коммерческих предложений;
сборка товаров под заказ клиента;
выполнение монтажных работ (выполнение выезда к клиенту инженера сервисного отдела);
сбор документов по сделке;
привлечение менеджеров по продукту к работе со сделками;
выписка, получение, возврат запасных частей инженерами со склада и учёт «мобильных» складов;
создание макета рекламной продукции.

Внедрен документооборот по сделкам (договора, отчетные документы и дополнительные файлы) внутри системы УТиВСК;
Расширена карточка сделки для привлечения сторонних исполнителей и дополнительного персонала к процессу продажи (менеджеры по продукту, клиентский отдел, тендерный отдел, секретариат, руководители всех подразделений компании);
Настроен учет и контроль исполнения поручений;
Разработан процесс по работе с долей в клиентах, который позволит увеличить объем продаж по существующим клиентам (сюда же входит учет “Оборудование клиентов” как нашего, так и чужого);
Сокращено время на формирование печатных форм договоров за счет автоматизации процесса их заполнения с получаса до 3-х минут;
Создан и настроен единый календарь работы сотрудников (для внутреннего и внешнего использования);
Настроены блоки отчетов для анализа деятельности компании (контроль руководителей за работой сотрудников по взаимодействию с клиентами, финансовые показатели (в том числе себестоимость продаж), анализ клиентов, анализ обращений, воронки продаж с причинами отказов, анализ эффективности сделок, анализ эффективности маркетинговых мероприятий и многое другое);
Настроена автоматическая рассылка отчетов для руководства (по основным показателям работы компании);
Сделана интеграция с АТС Asterisk (получение сводной отчетности по фактическим звонкам);
Создан дашборд для руководства с целью быстрого анализа сервисной деятельности компании в удобном и наглядном виде;
Сделана интеграция с мессенджерами для рассылок и автоматической фиксации источников обращения: WhatsApp, Facebook, Instagram;
Настроена массовая рассылка клиентам компании информационных материалов и приглашений на маркетинговые мероприятия с помощью Whatsapp;
Сокращено количества сторонних файлов, используемых для повседневной работы;
Автоматизирован складской учет по контролю наличия товаров у сотрудников, выполняющих ремонтные работы на выезде.

Отзыв клиента

Работа в нашей компании сопряжена с частыми командировками сотрудников. Для оптимизации их работы нам требовалось приложение, которое бы давало возможность легко и просто обмениваться информацией с нашими системами 1С.
Мы выбрали реализацию портала на базе «1С:Предприятие.Элемент» после демонстрации своих наработок компанией АКАМ — нашим партнером по внедрению «1С». За З месяца команда АКАМ справилась с задачей и реализовала не только все наши обязательные требования к порталу (перевести все функции используемого на тот момент мобильного приложения), но и предложила больше, а именно:

возможность создавать и отрабатывать задачи и взаимодействия менеджерами\инженерами на выезде через портал продавца;
онлайн интеграция объектов портала продавца и нашей системы «1С»;
возможность в режиме онлайн актуализировать карточку партнера;
возможность совершать звонки из карточки партнера и контактного лица;
возможность просматривать документы «Интерес», «Коммерческое предложение»;
возможность скачать печатную форму коммерческого предложения в двух форматах (pdf, word);
возможность прикреплять необходимые отчеты, данные и файлы в справочник оборудования клиента;
возможность выполнять некоторые задачи в рамках используемых в компании бизнес-процессов;
другие функции.

Выбранное нами решение на базе «1С:Предприятие.Элемент» качественно повысило эффективность и скорость выполняемых задач при выездных работах. Также у нас появилась возможность получать доступ к корпоративным данным «1С» в режиме реального времени.

Отзыв клиента

Проанализировав поставленные цели, компания «АКАМ» рекомендовала произвести обновление программного продукта «Управления торговлей и взаимоотношениями с клиентами редакции 2.0» до редакции 3.0 и уже на базе обновленного продукта решить поставленные цели и задачи.
Для внедрения программного продукта был выбран не классический метод ведения проектов (т.е. без типовых этапов проекта, таких как: предпроектное обследование, реализация функционала, опытно-промышленная эксплуатация и промышленная эксплуатация), а метод пошаговой разработки функционала в рамках сопровождения.

Основными результатами проекта являются:

Создание ЕИС (единый список клиентов, единый список сделок (обычные, тендерные, сервисные), взаимодействия с клиентами внутри ЕИС, общие и личные календари, все задачи базе (по внутренним и внешним процессам), финансовые и управленческие отчёты из базы);
Создание сквозного pipeline процесса, который охватывает этапы от фиксации обращения до подписания финансовых документов по сделкам (автоматизированы порядка 5-ти процессов и 3-х Сценариев работы, которые охватили все процессы работы компании);
Внедрение документооборота компании по сделкам (договора, отчетные документы и дополнительные файлы) внутри системы УТиВСК;
Расширение карточки сделки для привлечения сторонних исполнителей и дополнительного персонала к процессу продажи (продакт-менеджеры, клиентский отдел, секретариат, руководители всех подразделений компании);
Разработан процесс по работе с долей в клиентах, который позволит увеличить объем продаж по существующим клиентам (сюда же входит ведение справочника ”Оборудование клиентов» как нашего, так и чужого;
Сокращено время на формирование печатных форм договоров за счет автоматизации процесса их заполнения с получаса до 3-х минут;
Создан и нестроен единый календарь работы сотрудников (для внутреннего и внешнего использования);
Настроены блоки отчетов для анализа деятельности компании (контроль руководителей за работой сотрудников, финансовые показатели (в том числе себестоимость продаж), анализ клиентов, анализ обращений воронки продаж с причинами отказов, анализ эффективности сделок и многое другое);
Настроена автоматическая рассылка отчетов для руководства (по основным показателям работы компании);
Интеграция с телефонией;
Создание Дашборда для руководства с целью быстрого анализа деятельности компании в удобном и наглядном виде;
Интеграция со сторонними мессенджерами для рассылок и автоматической фиксации источников обращения: WhatsApp, FaceBook, lnstagram;
Сокращение количества сторонних файлов, используемых для повседневной работы.